Mn cho e hỏi ạ. Công ty e là cty TNHh 2 thành viên là 2 vợ chồng. Chồng đứng tên giám đốc. Và văn phòng làm việc là làm tại nhà của giám đốc. Vậy có cách nào tính chi phí văn phòng này là chi phí hợp lý ko ạ. E cảm ơn ạ
Chào bạn, trường hợp “công ty làm việc tại nhà giám đốc (cũng là thành viên góp vốn)” thì vẫn đưa được vào chi phí hợp lý, nhưng phải làm đúng hồ sơ để an toàn khi quyết toán nhé 🙂
✅ Phương án 1 an toàn nhất: Ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng 🏠
Bạn lập Hợp đồng thuê nhà giữa công ty và chủ nhà (đúng người đứng tên sổ hoặc đồng sở hữu thì đủ chữ ký).
Bạn kèm Biên bản bàn giao mặt bằng (ghi rõ diện tích sử dụng làm văn phòng, ngày bắt đầu sử dụng).
Bạn ban hành Quyết định/Nghị quyết của công ty về việc thuê văn phòng tại địa chỉ nhà giám đốc (vì đây là giao dịch với bên liên quan).
Bạn thanh toán tiền thuê theo hợp đồng và lưu chứng từ thanh toán đầy đủ.
🧾 Thuế cho thuê nhà (điểm hay bị vướng)
Nếu tiền thuê nhà trong năm của cá nhân cho thuê vượt ngưỡng chịu thuế theo quy định thuế cho thuê tài sản thì phải kê khai và nộp thuế GTGT, TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu cho thuê.
Nếu thuộc diện phải kê khai, công ty và chủ nhà nên thống nhất ngay trong hợp đồng “ai đi kê khai, ai nộp thay” để hồ sơ chi phí không bị loại.
📌 Vì giám đốc là “người liên quan” nên cần làm thêm 2 việc để chắc chắn
Bạn xác định giá thuê theo mặt bằng thị trường khu vực (lưu 2–3 tin khảo sát/biên bản tham chiếu giá để giải trình khi cần).
Bạn hạch toán rõ ràng: chi phí thuê văn phòng, không gộp lẫn chi tiêu sinh hoạt gia đình.
✅ Phương án 2: Không thuê nhà, chỉ tính chi phí điện nước internet theo phần sử dụng cho công ty ⚙️
Bạn lập Thỏa thuận sử dụng địa điểm làm văn phòng (ghi rõ công ty dùng khu vực nào, tỷ lệ phân bổ chi phí).
Bạn lập Bảng phân bổ chi phí điện/nước/internet theo tỷ lệ diện tích hoặc theo đồng hồ phụ (nếu có).
Bạn để công ty thanh toán các khoản này bằng chuyển khoản và lưu chứng từ chi tiền + hóa đơn/biên lai (nếu có).
Bạn lưu ý cách này rủi ro cao hơn phương án thuê nhà, nên nếu muốn “chắc chi phí” thì ưu tiên làm hợp đồng thuê.
✅ Phương án 3: Chuyển hẳn hóa đơn điện/nước/internet sang tên công ty 📄
Bạn làm thủ tục với nhà cung cấp để hóa đơn đứng tên công ty tại địa chỉ nhà giám đốc (nếu bên điện/nước chấp nhận theo hồ sơ).
Khi hóa đơn đứng tên công ty và công ty thanh toán thì hồ sơ chi phí gọn và dễ bảo vệ nhất.
⚠️ Các lỗi hay bị loại chi phí bạn cần né
Bạn chỉ “ghi sổ nội bộ” mà không có hợp đồng/biên bản kèm theo.
Bạn trả tiền thuê bằng tiền mặt số lớn nhưng không đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán theo quy định chi phí được trừ.
Bạn thuê nhà của giám đốc nhưng không có quyết định của công ty và không có cơ sở giá thị trường.
🧩 Checklist hồ sơ tối thiểu (bạn làm đủ bộ này là rất ổn)
Hợp đồng thuê nhà hoặc thỏa thuận sử dụng địa điểm.
Biên bản bàn giao mặt bằng hoặc mô tả khu vực làm văn phòng.
Quyết định/Nghị quyết chấp thuận thuê/ sử dụng địa điểm của công ty.
Chứng từ thanh toán và chứng từ liên quan thuế cho thuê tài sản (nếu thuộc diện phải kê khai nộp).
📚 Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực)
Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015, hiệu lực 06/08/2015 (điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN).
Nghị định 132/2020/NĐ-CP ngày 05/11/2020, hiệu lực 20/12/2020 (quản lý thuế với giao dịch liên kết, cần hồ sơ và nguyên tắc giá thị trường khi giao dịch với bên liên quan).
Thông tư 40/2021/TT-BTC ngày 01/06/2021, hiệu lực 01/08/2021 (thuế đối với cá nhân cho thuê tài sản) và Thông tư 100/2021/TT-BTC ngày 15/11/2021, hiệu lực 01/01/2022 (sửa đổi, bổ sung Thông tư 40).
Nếu bạn trả lời giúp mình 3 ý này, mình sẽ chỉ bạn nên chọn phương án nào và soạn “bộ hồ sơ đúng nhất” cho nhà bạn luôn nhé 😊
Giấy tờ nhà đang đứng tên chồng hay đứng tên cả hai vợ chồng.
Bạn muốn đưa chi phí theo dạng “tiền thuê” hay chỉ “điện nước/internet”.
Tiền thuê dự kiến mỗi tháng khoảng bao nhiêu để mình đối chiếu nghĩa vụ thuế cho thuê tài sản cho đúng.