Các bác cho em hỏi cách xử lý khi bị âm kho (số lượng hoá đơn nhiều toàn xuất cho khách lẻ)
Các bác cho em hỏi cách xử lý khi bị âm kho (số lượng hoá đơn nhiều toàn xuất cho khách lẻ)
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Theo mình thì âm kho là lỗi cần xử lý sớm, vì khi xuất hóa đơn bán ra mà trên sổ kho không còn hàng thì rất dễ bị cảnh báo rủi ro.
1️⃣ Trước hết, bạn cần xác định âm kho do đâu
Âm kho thường do 4 nguyên nhân chính:
Chưa nhập hóa đơn đầu vào nhưng đã xuất bán.
Nhập sai mã hàng, sai đơn vị tính, sai số lượng.
Xuất hóa đơn khách lẻ gộp nhiều lần nhưng chưa ghi nhận nhập kho kịp.
Hàng thực tế có nhưng kế toán chưa hạch toán phiếu nhập, hàng tồn đầu kỳ hoặc hàng mua chưa có hóa đơn.
2️⃣ Cách xử lý thực tế
Bạn rà lại từng mã hàng đang âm.
Đối chiếu với hóa đơn mua vào, phiếu nhập kho, đơn hàng, biên bản giao nhận.
Nếu có mua hàng thật nhưng chưa hạch toán thì bổ sung phiếu nhập kho và chứng từ liên quan.
Nếu nhập sai mã hàng thì điều chỉnh lại mã hàng cho thống nhất giữa đầu vào và đầu ra.
Nếu sai đơn vị tính, ví dụ mua thùng nhưng bán cái, thì cần lập bảng quy đổi rõ ràng.
3️⃣ Với hóa đơn xuất cho khách lẻ nhiều
Bạn nên lập bảng tổng hợp bán lẻ theo ngày hoặc theo ca.
Cuối ngày đối chiếu số lượng bán ra với phiếu xuất kho.
Không nên chỉ nhìn doanh thu hóa đơn, mà phải theo cả số lượng từng mã hàng.
4️⃣ Lưu ý quan trọng
Không nên tự ý nhập kho khống để hết âm.
Không nên sửa số liệu không có chứng từ đi kèm.
Nếu hàng có thật nhưng thiếu hóa đơn đầu vào thì rủi ro là chi phí không đủ căn cứ và khó giải trình khi thuế kiểm tra.
Gợi ý thực tế:
Bạn nên làm một file Excel gồm: mã hàng, tồn đầu, nhập, xuất, tồn cuối, hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra.
Mỗi tháng nên kiểm tra âm kho trước khi nộp tờ khai để xử lý kịp, đừng để dồn cuối năm sẽ rất mệt.