anh / chị cho e hỏi: giám đốc A, đứng tên 2 công ty ( công ty B và công ty C). Vậy giám đốc A có được rút tiền mặt từ công ty B nộp vào TK cá nhân giám đốc A, roi từ tài khoản cá nhân giám đốc A chuyển vào TK công ty C không ạ? Làm sao để luân chuyển dòng tiền 1 cách hợp lệ ạ?
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Giả sử công ty B và công ty C là công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.
1️⃣ Kết luận ngắn gọn.
Giám đốc A không nên lấy tiền từ công ty B đi vòng qua tài khoản cá nhân rồi mới chuyển sang công ty C, nếu bản chất thật sự là công ty B cấp tiền cho công ty C.
Cách đi tiền vòng như vậy rủi ro rất cao về thuế, kế toán và giải trình dòng tiền.
Vì khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ nhìn vào bản chất giao dịch chứ không chỉ nhìn đường đi của tiền.
2️⃣ Có được làm qua tài khoản cá nhân không.
Chỉ được khi mỗi chặng đều có lý do pháp lý riêng, rõ ràng và đủ hồ sơ.
Ví dụ hợp lệ là công ty B trả lương, thưởng, cổ tức, hoàn ứng, thanh toán khoản phải trả, hoặc cho chính giám đốc A vay theo hồ sơ đầy đủ.
Sau đó, giám đốc A dùng tiền thuộc quyền sở hữu cá nhân của mình để cho công ty C vay hoặc góp vốn vào công ty C bằng bộ hồ sơ riêng.
Nếu không tách bạch được 2 giao dịch độc lập này thì không nên làm.
3️⃣ Cách luân chuyển hợp lệ và an toàn nhất.
Cách an toàn nhất là để công ty B chuyển thẳng vào tài khoản công ty C.
Khi đó cần lập đúng bản chất là hợp đồng vay tiền giữa 2 công ty, hoặc hợp đồng hợp tác, tạm ứng, thanh toán hộ, tùy đúng nghiệp vụ thực tế.
Nên tránh đi qua tài khoản cá nhân của giám đốc vì rất dễ bị xem là chi sai bản chất hoặc rút tiền không đúng chế độ.
4️⃣ Hồ sơ nên có nếu B chuyển tiền cho C theo dạng cho vay.
Hợp đồng vay giữa công ty B và công ty C.
Quyết định của chủ sở hữu hoặc hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị theo đúng thẩm quyền của từng công ty.
Điều khoản rõ về số tiền, mục đích vay, thời hạn vay, lãi suất, thời điểm trả nợ.
Chứng từ chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản công ty B sang tài khoản công ty C.
Phiếu kế toán và hạch toán công nợ đầy đủ ở cả 2 bên.
5️⃣ Nếu muốn để cá nhân A đứng ra cho công ty C vay.
Bước 1 là công ty B phải chi tiền cho A trên một căn cứ hợp lệ riêng.
Bước 2 là A ký hợp đồng cho công ty C vay bằng tư cách cá nhân.
Bước 3 là A chuyển khoản từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty C, nội dung chuyển tiền ghi rõ “cho vay theo hợp đồng số…”.
Bước 4 là công ty C hạch toán khoản vay cá nhân của giám đốc A, không hạch toán là tiền của công ty B.
6️⃣ Điều rất quan trọng cần tránh.
Không nên hạch toán mập mờ kiểu công ty B rút tiền cho giám đốc nhưng không có căn cứ chi.
Không nên để sổ kế toán thể hiện công ty B thiếu chứng từ, còn công ty C lại nhận tiền không rõ nguồn.
Không nên dùng chữ “mượn tạm”, “rút tạm” nếu không có quyết định, đề nghị, hợp đồng và bút toán đi kèm.
7️⃣ Rủi ro nếu làm sai.
Công ty B có thể bị loại khoản chi vì không phục vụ hoạt động của chính công ty B.
Dòng tiền có thể bị yêu cầu giải trình là giám đốc chiếm dụng hoặc sử dụng tiền công ty sai mục đích.
Công ty C có thể bị hỏi nguồn tiền nhận vào là vay, góp vốn hay doanh thu khác.
8️⃣ Có cần lưu ý giao dịch liên kết không.
Có.
Vì B và C cùng do một người có quyền chi phối, giao dịch giữa 2 bên thường rơi vào diện giao dịch liên kết và cần rà soát nghĩa vụ kê khai theo quy định quản lý thuế hiện hành.
9️⃣ Căn cứ pháp lý chính.
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ban hành ngày 17/06/2020, hiệu lực từ 01/01/2021, và đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15.
Nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp là thành viên, cổ đông, chủ sở hữu không được rút vốn khỏi công ty trái hình thức luật cho phép, nên không được lấy tiền công ty ra dùng tùy ý như tiền cá nhân.
Nghị định 222/2013/NĐ-CP ban hành ngày 31/12/2013 về thanh toán bằng tiền mặt vẫn là căn cứ cần lưu ý đối với các giao dịch vốn của doanh nghiệp, nên thực tế nên ưu tiên chuyển khoản ngân hàng thay vì đi tiền mặt.
🔟 Mình chốt cho bạn cách làm nên chọn.
Nếu bản chất là công ty B hỗ trợ vốn cho công ty C thì làm hồ sơ vay trực tiếp B với C và chuyển khoản thẳng B sang C.
Nếu bản chất là giám đốc A dùng tiền riêng hỗ trợ công ty C thì trước hết công ty B phải chi tiền cho A trên căn cứ hợp lệ, sau đó A mới dùng tiền cá nhân cho C vay hoặc góp vốn.