Mình là người mua mình hạch toán hóa đơn bị thay thế như thế nào?
Mình là người mua mình hạch toán hóa đơn bị thay thế như thế nào?
Chào bạn, “hóa đơn bị thay thế” nghĩa là hóa đơn gốc có sai sót và bên bán lập 1 hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…” để thay cho hóa đơn cũ 🙂
✅ Nguyên tắc quan trọng khi bạn là BÊN MUA
✅ Bạn chỉ dùng hóa đơn THAY THẾ để kê khai thuế và hạch toán, còn hóa đơn GỐC coi như không còn giá trị sử dụng cho kê khai/hạch toán nữa 😄
✅ Bạn vẫn lưu cả 2 hóa đơn (gốc + thay thế) kèm biên bản/thỏa thuận sai sót để giải trình khi cần 🧾
🧩 Trường hợp 1: Bạn CHƯA kê khai thuế, CHƯA hạch toán hóa đơn gốc
😊 Cách làm đơn giản nhất là bỏ qua hóa đơn gốc, chỉ hạch toán theo hóa đơn thay thế
😊 Bạn kê khai thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn thay thế (nếu đủ điều kiện khấu trừ)
😊 Bạn ghi nhận chi phí/giá vốn/tài sản theo hóa đơn thay thế như bình thường
🧩 Trường hợp 2: Bạn ĐÃ hạch toán hóa đơn gốc nhưng CHƯA kê khai thuế
✅ Bạn làm bút toán đảo/xóa bút toán của hóa đơn gốc (để tránh trùng doanh thu/chi phí/thuế)
✅ Sau đó bạn hạch toán lại theo hóa đơn thay thế (cùng số tiền thì số liệu cuối cùng không đổi, chỉ “đúng chứng từ”)
✅ Hồ sơ kẹp: hóa đơn gốc + hóa đơn thay thế + biên bản sai sót
🧩 Trường hợp 3: Bạn ĐÃ kê khai thuế theo hóa đơn gốc rồi mới nhận hóa đơn thay thế
⚠️ Bạn phải xử lý điều chỉnh trên tờ khai thuế theo kỳ đã kê khai, vì hóa đơn gốc không còn là chứng từ kê khai hợp lệ nữa 😥
✅ Nếu hóa đơn thay thế chỉ sửa thông tin hành chính (ví dụ tên, địa chỉ, mã QHNS, số hợp đồng…) mà không đổi tiền hàng, thuế suất, tiền thuế
✅ Bạn điều chỉnh để chuyển “hóa đơn gốc” sang “hóa đơn thay thế” trên kỳ kê khai tương ứng, mục tiêu là số thuế không đổi nhưng chứng từ đúng
✅ Nếu hóa đơn thay thế có thay đổi giá trị tiền hàng/thuế/thuế suất
✅ Bạn phải kê khai điều chỉnh tăng/giảm theo đúng chênh lệch phát sinh và đồng thời cập nhật hạch toán tăng/giảm chi phí, giá vốn, tài sản tương ứng
🧾 Hạch toán kế toán cụ thể (bên mua) bạn làm theo “bản chất mua gì”
😊 Nếu mua hàng hóa về bán lại: ghi Nợ 156 hoặc 152, Nợ 1331 (nếu khấu trừ), Có 331/111/112 theo hóa đơn thay thế
😊 Nếu mua dịch vụ: ghi Nợ 642/627/641 tùy mục đích, Nợ 1331 (nếu khấu trừ), Có 331/111/112 theo hóa đơn thay thế
😊 Nếu mua tài sản cố định: ghi Nợ 211, Nợ 1332 (nếu khấu trừ), Có 331/111/112 theo hóa đơn thay thế
🔁 Nếu số tiền KHÔNG đổi (chỉ thay thế để sửa thông tin) thì hạch toán thế nào cho gọn
✅ Bạn chỉ cần đảm bảo chứng từ lưu là hóa đơn thay thế và loại hóa đơn gốc ra khỏi bộ hạch toán/kê khai
✅ Nhiều phần mềm kế toán cho phép bạn “đổi chứng từ đính kèm” từ hóa đơn gốc sang hóa đơn thay thế mà không cần đổi bút toán, miễn là số tiền y hệt
✅ Nhưng nếu bạn đã ghi nhận hóa đơn gốc ở sổ sách thì vẫn nên có thao tác đánh dấu “hóa đơn gốc bị thay thế” để tránh trùng kiểm tra nội bộ
📌 Checklist hồ sơ bên mua nên lưu để “đỡ bị hỏi”
🧾 Hóa đơn gốc (bị thay thế)
🧾 Hóa đơn thay thế (bản hợp lệ dùng kê khai/hạch toán)
🧾 Biên bản/thỏa thuận sai sót giữa 2 bên (đặc biệt nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp)
🧾 Email/tin nhắn thông báo thay thế (nếu có) để chứng minh thời điểm nhận
⚠️ Lưu ý hay gặp khiến bị loại chi phí hoặc vướng kê khai
😥 Bên mua kê khai cả hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế dẫn tới trùng doanh số/thuế
😥 Bên mua chỉ giữ hóa đơn thay thế mà bỏ mất hóa đơn gốc và biên bản, tới lúc giải trình lại thiếu căn cứ
😥 Hóa đơn thay thế thay đổi số tiền nhưng kế toán không cập nhật lại công nợ/chi phí nên lệch sổ
📚 Căn cứ pháp lý (bạn có thể trích trong hồ sơ)
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ (quy định hóa đơn, chứng từ)
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ, hiệu lực từ 01/06/2025 (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có nội dung về xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo hướng điều chỉnh/thay thế)