I. Thời hạn đăng ký MST cá nhân cho nhân viên

Căn cứ theo Điều 33 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về Thời hạn đăng ký thuế lần đầu:

"3. Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế;
   - Đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế."

Ví dụ: Ngày 19/11/2023 Công ty A trả lương tháng đầu tiên cho nhân viên A, với mức lương là 12tr, sau khi giảm trừ bản thân 11tr thì nhân viên A thuộc đối tượng phải nộp thuế TNCN (tức là phát sinh nghĩa vụ thuế).
  => Như vậy Công ty có trách nhiệm đăng ký MST cá nhân cho nhân viên A (chưa có MST) hạn chậm nhất là 10 ngày (kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế là ngày 19/11/2023).
 

Chú ý: Những trường hợp uỷ quyền quyết toán thuế TNCN thì bắt buộc phải có MST cá nhân nha (Vì khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK thì cá nhân uỷ quyền phải có MST cá nhân mới kết xuất được).

II. Các bước đăng ký MST cá nhân cho nhân viên

Theo quy định tại Điều 30 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14
 
"Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước;"

Căn cứ theo Điều 32 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định:
 
"3. Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đăng ký thuế thay cho bản thân và người phụ thuộc nộp hồ sơ đăng ký thuế thông qua tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và nộp hồ sơ đăng ký thuế thay cho cá nhân đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân chi trả đó."

Cá nhận nộp những giấy tờ sau cho DN:
  - Cá nhân gửi văn bản ủy quyền.

Tải về :  Mẫu ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân.

  - Và giấy tờ của cá nhân (bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam); bản sao không yêu cầu chứng thực Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài và người Việt Nam sống ở nước ngoài)).

Doanh nghiệp nộp những giấy tờ sau cho Cơ quan thuế:
- Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin đăng ký thuế của cá nhân vào tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập mẫu số 05-ĐK-TH-TCT và gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, cụ thể như sau:

- Doanh nghiệp sẽ đăng nhập vào hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn để đăng ký MST cá nhân.

- Trường hợp đăng ký MST cá nhân cho ít người: Các bạn có thể khai trực tiếp trên thuedientu.gdt.gov.vn.
- Trường hợp đăng ký MST cá nhân cho nhiều người: Các bạn có thể khai trên phần mềm HTKK, rồi kết xuất XML để nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn.

- Các bạn phải có Chữ ký số nha (Token)

Chi tiết như sau: 

Cách 1: Đăng ký MST cá nhân trực tiếp trên Thuedientu.gdt.gov.vn.
- Các bạn truy cập vào Thuedientu.gdt.gov.vn bằng Tài khoản Chữ ký số mà DN bạn đã đăng ký.

Chú ý: Phải đăng nhập bằng TK "MST-QL" nha:
Ví dụ: 0310864634 -> Thì phải gõ như sau: 0310864634-QL (Chữ QL viết hoa hay viết thường đều được).
    - Mật khẩu thì vẫn là mật khẩu các bạn đăng nhập bằng MST thường (Trường hợp đăng nhập bằng MST thường thì được, nhưng khi thêm chữ -QL thì không được -> Các bạn lên Google gõ "Cách lấy lại mật khầu trên thuedientu nha).

- Tiếp đó các bạn bấm vào:
-> "Đăng ký thuế"
-> "Đăng ký mới/ thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT"
-> Chọn hồ sơ là "05-ĐK-TH-TCT-TT105 - Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập".

-> Sau khi đã trọn xong Mẫu Tờ khai đăng ký MST cá nhân 05-ĐK-TH-TCT-TT105 -> Các bạn kê khai trực tuyến trên đó luôn:

- Các bạn nhập Chính xác thông tin của nhân viên muốn đăng ký MST theo Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước nha.
- Nếu đăng ký từ 2 người trở lên, các bạn bấm vào "Thêm dòng" nha.
- Nhập xong các Thông tin của những nhân viên muốn đăng ký MST -> Mục "Người đại điện hợp pháp" các bạn ghi tên Giám đốc DN nha.
- Cuối cùng các bạn bấm "Hoàn thành kê khai" -> "Ký điện tử và nộp hồ sơ"

Như vậy là các bạn đã nộp xong hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên trong DN m rồi nha.

Kết quả:
- Sau khi nộp xong hồ sơ đăng ký MST cá nhân, các bạn bấm vào "Tra cứu hồ sơ" để kiểm tra tình hình nộp thành công chưa và Kết quả đăng ký MST có thành công hay không nha.

- Kết quả sẽ trả về rất nhanh -> Chỉ khoảng 10 - 30p sau khi nhận hồ sơ thành công là sẽ có kết quả gửi về nha.

-> Sau khi bấm vào "Thông báo" -> sẽ hiện thi chi tiết như sau:

Như vậy là đã đăng ký xong MST cá nhân cho nhân viên trong DN rồi nha (Đã có MST cá nhân luôn trong ngày nha).
 
Cách 2: Đăng ký MST cá nhân trên phần mềm HTKK:
- Trường hợp DN bạn đăng ký MST cá nhân cho nhiều nhân viên thì các bạn có thể tải bảng kê file Excel (danh sách các nhân viên) và phần mềm HTKK -> Rồi kết xuất XML để nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn.
Bước 1: Lập Tờ khai đăng ký MST trên phần mềm HTKK:

Chú ý: Phải làm trên phần mềm HTKK mới nhất, để hạn chế 1 số lỗi nha.
- Nếu máy tính bạn chưa cài phần mềm HTKK thì có thể tải về tại đây nha: Phần mềm HTKK mới nhất.

-> Sau khi đã cài xong phần mềm HTKK, các bạn mở phần mềm HTKK lên:

-> Vào mục "Thuế Thu Nhập Cá Nhân" -> "05-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế qua cơ quan chi trả (TT105/2021)"

- Tiếp đó các bạn nhập Thông tin của cá nhân đăng ký MST theo thông tin trên Chứng minh nhân dân hoặc Thẻ căn cước.

Lưu ý: Nếu không viết được tiếng việt có dấu:
- Các bạn vào Bảng điều khiển của Unikey -> Mở rộng -> Chọn “Luôn sử dụng clipboard cho Unicode”

-> Nhập xong các thông tin, các bạn bấm vào "Ghi" -> "Kết xuất XML" để nộp qua mạng.

- Trường hợp các bạn đăng ký cho nhiều nhân viên -> Các bạn bấm vào "Mẫu tải bảng kê" góc trên bên trái của phần mềm HTKK -> Để Tải mẫu bảng kê Excel trên HTKK về máy tính trước -> Sau đó nhập thông tin vào Bảng kê Excel đó -> Rồi phục hồi lại vào phần mềm HTKK.

- Những chú ý khi Tải bảng kê Excel vào HTKK:
    - File Excel đó phải chuẩn định dạng của HTKK;
    - Không được đổi tên file Excel vừa tải về máy tính;
    - Trước khi tải file Excel vào HTKK thì phải tắt file Excel đó đi.

Xem thêm: Cách tải bảng kê file Excel vào phần mềm HTKK.

Bước 2: Nộp Tờ khai đăng ký qua mạng thuedientu:

- Sau khi đã khai dữ liệu xong trên phần mềm HTKK -> và kết xuất ra XML thành công -> Các bạn truy cập vào thuedientu.gdt.gov.vn để nộp qua mạng.

-> Cách đăng nhập vào trang thuedientu cũng giống như Cách 1 nêu trên nha: Các bạn phải có Chữ ký số (Token) và đăng nhập vào thuedientu.gdt.gov.vn bằng TK "MST-QL" nha.

- Sau khi đã đăng nhập thành công -> Các bạn vào "Đăng ký thuế" -> "Nộp Tờ khai 05TH từ HTKK"

- Như vậy là các bạn đã nộp xong hồ sơ đăng ký MST cá nhân cho nhân viên nha.

Kết quả:
- Các bạn cũng vào phần "Tra cứu hồ sơ" -> Giống như trên Cách 1 để kiểm tra xem kết quả thế nào nha.

Như vậy là đã thành công rồi các bạn nha!

Khi cá nhân thay đổi thông tin đăng ký thuế:
Căn cứ theo Điều 36 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14

"Điều 36. Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế
3. Trường hợp cá nhân có ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cá nhân và người phụ thuộc thì phải thông báo cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi;
    -> Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thông báo cho cơ quan quản lý thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ủy quyền của cá nhân."

Ví dụ: Cá nhân đã có MST nhưng thay đổi số CMND/CCCD:

- Ví dụ nhân viên A đã được cấp MST theo Chứng minh nhân dân -> Nhưng thay đổi từ CMND sang thẻ CCCD - Căn cước công dân -> Trình tự như sau:

1, Yêu cầu:
- Cá nhân làm giấy ủy quyền về việc đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế (Mẫu theo Mẫu ủy quyền đăng ký MST cá nhân bên trên nha).
 - Và bản sao giấy tờ liên quan về việc thay đổi (Ví dụ thay đổi sang CCCD thì yêu cầu bản sao CCCD mới và CMND cũ đã lưu trước đó rồi thì thôi, chưa lưu thì phải bổ sung thêm).

2, Doanh nghiệp thực hiện khai như sau:

- Cách 1: Vẫn làm theo Cách 1 như trên khi đăng ký MST cá nhân nha: => Các bạn truy cập vào website thuedientu.gdt.gov.vn bằng Tài khoản - QL -> Vào mục "Đăng ký thuế" => Chọn "Đăng ký mới/ thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT" => Chọn hồ sơ đăng ký thuế Mẫu "05-ĐK-TH-TCT" -> Tiếp tục.
  => Chú ý: Khi màn hình hiển thị Mẫu Tờ khai đăng ký thuế -> Thì các bạn phải bấm chọn "Thay đổi thông tin đăng ký thuế" => Tiếp theo đó là điền thông tin theo thẻ Căn cước mới (hoặc số CMDN mới), có thể bỏ qua phần "họ và tên" => Ký nộp.

- Hoặc theo Cách 2: Các bạn vẫn làm theo Cách 2 khi đăng ký MST cá nhân như trên nha: -> Đăng nhập vào phần mềm HTKK -> Rồi tích vào mục "Thay đổi thông tin đăng ký thuế". -> Tiếp đó là khai thông tin thay đổi.

  => Chỉ khoảng 30p sau có kết quả ngay nha. Cách tra cứu các bạn xem lại bên trên nha => Chọn "Tra cứu hồ sơ" => Tải file thông báo kết quả.