Sắp xếp hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm và quyết toán thuế sau này là điều mà không phải bạn kế toán viên nào cũng làm tốt. Với kinh nghiệm lâu năm trong việc làm dịch vụ kế toán chúng tôi xin chia sẽ những kinh nghiệm sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán khoa học và hợp lý.
a. Đầu vào:
- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt.
- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.
- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN (đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu < 100 triệu đồng/năm).
b. Đầu ra:
- Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu. (kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng.)
- Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (phô tô)
c. Kho:
- Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
- Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.
d. Chứng từ về thuế:
- Tờ khai thuế GTGT, TNNC hàng tháng/quý và Tờ khai lệ phí môn bài:
+) Sau khi nộp Tờ khai qua mạng thành công, các bạn nên download 1 bản về máy tính và 1 bản thông báo của Cơ quan thuế về việc chấp nhận tờ khai đó. (Vào mục tra cứu trên trang thuedientu để tải nha).
- Giấy nộp tiền thuế môn bài, GTGT, TNCN...: Cũng như trên khi nộp tiền thành công các bạn nên tải 1 bản về máy tính để lưu cùng với Tờ khai tháng/quý đó.
Ví dụ: Tờ khai lệ phí môn bài lưu cùng với Giấy nộp tiền lệ phí môn bài. Tờ khai thuế GTGT lưu cùng với Giấy nộp tiền thuế GTGT tháng/quý đó.
- Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý (nếu có)
- Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền.
e. Cách sắp xếp chứng từ kế toán tiền lương:
- Hồ sơ của người lao động.
- Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng giao khoán, thời vụ, thuê dịch vụ ngoài ...
- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương, quy chế lương thưởng ...
- Bảng chấm công.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.
- Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN.
- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động.
- Các hồ sơ và chứng từ với các cơ quan khác như: Cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động... cụ thể như: Báo cáo tình hình sử dụng lao đông, sổ quản lý lao động... Hồ sơ tham gia BHXH, chứng từ nộp tiền BHXH...
Lưu ý: Các bạn đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn.
a. Hồ sơ khai thuế năm:
- Báo cáo tài chính.
- Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp và các phụ lục kèm theo.
- Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân và các phụ lục kèm theo.
b. Hồ sơ khai thuế quý:
- Chứng từ nộp tiền thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý.
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu có)
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo quý)
c. Hồ sơ khai thuế tháng:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (nếu kê khai theo tháng).
- Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân (nếu kê khai theo tháng, nếu có)
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu thuộc diện phải báo cáo theo tháng)
d. Hóa đơn:
Nếu là hóa đơn GTGT đặt in cần có:
- Hợp đồng đặt in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm, biên bản giao nhận hóa đơn, chứng từ thanh toán…)
- Thông báo phát hành hóa đơn.
Nếu là hoá đơn điện tử cần có:
- Hợp đồng phát hành hoá đơn điện tử (kèm theo: Hoá đơn mẫu, Quyết định về việc áp dụng hoá đơn điện tử, chứng từ thanh toán ...)
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.
e. Các hồ sơ khác gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Đăng ký phương pháp trích khấu hao TSCĐ (nếu có TSCĐ)
- Mẫu phụ lục ii-1 về đăng ký tài khoản ngân hàng (Từ ngày 1/5/2021 thì không phải đăng ký TKNH với Sở kế hoạch đầu tư nữa)
- Giấy nộp tiền vào ngân sách và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ nhật ký chi tiền
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định
- Thẻ tài sản cố định
- Bảng phân bổ CCDC
- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả
- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
- Sổ chi tiết tiền vay
Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN
4. Cách sắp xếp các loại hợp đồng:
- Hợp đồng mua vào
- Hợp đồng bán ra
- Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).
- Hồ sơ dự toán, hồ sơ quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)
- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Trên đây là những hồ sơ, chứng từ, sổ sách chủ yếu mà các bạn cần quan tâm. Còn tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác như: Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tài liệu về công nợ...
- Các bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất!
Chúc các bạn sắp xếp hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán được khoa học và hợp lý!