Khách đặt cọc dịch vụ là mình phải xuất hóa đơn lúc nhận tiền cọc. Các bác cho em hỏi là nội dung và số tiền xuất hóa đơn ạ?
Chào bạn, với tình huống “khách đặt cọc dịch vụ” thì cách xuất hóa đơn sẽ đi theo đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn khi thu tiền trước nhé 🙂
✅ 1️⃣ Trước hết phải xác định: “tiền cọc” của bạn có thuộc trường hợp được loại trừ không
📌 Theo quy định hiện hành, nếu thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền ✅
📌 Riêng tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cho các dịch vụ sau thì không bắt buộc lập hóa đơn tại thời điểm thu cọc ✅
🧾 Các dịch vụ được loại trừ gồm: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, tư vấn thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng 🧩
👉 Nếu dịch vụ của bạn KHÔNG nằm trong danh sách loại trừ ở trên thì bạn xuất hóa đơn ngay lúc nhận cọc là đúng hướng ✅
✅ 2️⃣ Xuất hóa đơn tiền cọc: “xuất số tiền bao nhiêu”
💰 Số tiền trên hóa đơn = đúng số tiền bạn đã nhận cọc (đặt cọc/thu trước/đợt 1) ✅
🧮 Nếu bạn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì hóa đơn vẫn thể hiện tiền trước thuế + thuế GTGT + tổng thanh toán theo đúng nghiệp vụ thu tiền đợt 1 🧾
📌 Khi hoàn thành dịch vụ và thu phần còn lại, bạn xuất hóa đơn tiếp cho phần tiền còn phải thu (đợt 2/đợt cuối) ✅
✅ 3️⃣ Nội dung trên hóa đơn nên ghi thế nào cho “đẹp” và ít bị bắt bẻ
📝 Tên hàng hóa/dịch vụ: ghi đúng tên dịch vụ bạn cung cấp theo hợp đồng/báo giá ✅
🧾 Diễn giải nên thêm 1 dòng rõ bản chất tiền cọc, ví dụ: “Thu tiền đặt cọc dịch vụ … theo HĐ số … ngày … (thanh toán đợt 1)” ✍️
🔢 Số lượng: bạn để “1” (1 lần/1 khoản thu) cho dễ nhìn ✅
📦 Đơn vị tính: ghi “lần” hoặc “khoản” (chọn 1 kiểu và dùng thống nhất) 📌
💵 Đơn giá/thành tiền: chính là số tiền cọc (chưa VAT nếu phần mềm tách VAT; hoặc phần mềm tự tính theo thuế suất bạn chọn) ✅
🗒️ Ghi chú (nếu có ô): “Tiền đặt cọc/thu trước, sẽ quyết toán khi nghiệm thu/hoàn thành dịch vụ” 🧾
✅ 4️⃣ Trường hợp hay gặp và cách xử lý cho đúng
🔁 Nếu sau đó khách “hủy dịch vụ” và bạn hoàn lại cọc: cần xử lý hóa đơn theo nghiệp vụ trả lại/điều chỉnh/thu hồi theo đúng quy định hóa đơn điện tử hiện hành ✅
🧷 Nếu tiền cọc chỉ để “giữ chỗ” nhưng thực chất là thu trước một phần giá trị dịch vụ: vẫn xem là thu tiền trước và lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ nhóm dịch vụ được loại trừ ở mục 1) ✅
📌 Nếu hợp đồng ghi rõ “đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng” và dịch vụ của bạn thuộc nhóm loại trừ: bạn được xuất hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ, nhưng phải lưu hợp đồng và chứng từ thu tiền để giải trình rõ ràng ✅
✅ 5️⃣ Gợi ý mẫu trình bày nhanh (bạn sửa lại theo dịch vụ của bạn)
🧾 Tên dịch vụ: “Dịch vụ … (theo HĐ số …)” ✅
📝 Diễn giải: “Thu tiền đặt cọc dịch vụ … – thanh toán đợt 1” ✍️
💰 Thành tiền: “Số tiền khách đã cọc” ✅
📌 Khi xuất phần còn lại: “Thanh toán đợt 2/đợt cuối, sau khi hoàn thành dịch vụ” 🧩
Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực)
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ (hiệu lực 01/07/2022), Điều 9 về thời điểm lập hóa đơn.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ (hiệu lực 01/06/2025), sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (trong đó có nội dung về thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9).