Em có thuê 1 kho cho cty, hiện tại muốn thuê thêm kiot trước kho, của cùng 1 chủ, chung 1 sổ đỏ . Giờ e nên làm hợp đồng mới riêng cho kiot hay làm phụ lục cho hợp đồng cũ, để được đưa vào chi phí công ty
Em có thuê 1 kho cho cty, hiện tại muốn thuê thêm kiot trước kho, của cùng 1 chủ, chung 1 sổ đỏ . Giờ e nên làm hợp đồng mới riêng cho kiot hay làm phụ lục cho hợp đồng cũ, để được đưa vào chi phí công ty
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Công ty đã thuê 1 kho rồi, nay muốn thuê thêm kiot phía trước kho.
Kiot và kho cùng 1 chủ, chung 1 sổ đỏ.
Câu hỏi là nên làm hợp đồng mới hay phụ lục để được tính chi phí hợp lệ.
Theo mình thì:
1️⃣ Cả 2 cách đều được, quan trọng là hồ sơ phải rõ ràng
Không bắt buộc cứ thuê thêm là phải làm hợp đồng mới.
Cũng không bắt buộc phải làm phụ lục hợp đồng cũ.
Cơ quan thuế sẽ nhìn bản chất giao dịch là:
Công ty có thuê thật không.
Kiot có phục vụ hoạt động kinh doanh không.
Có thỏa thuận thuê rõ ràng không.
Có chứng từ thanh toán không.
Có hồ sơ chứng minh quyền cho thuê của chủ nhà không.
2️⃣ Trường hợp nên làm PHỤ LỤC hợp đồng cũ
Bạn nên làm phụ lục nếu:
Bên cho thuê vẫn là cùng 1 người.
Bên thuê vẫn là cùng công ty.
Kiot nằm cùng khu với kho đang thuê.
Mục đích thuê kiot liên quan trực tiếp đến kho, ví dụ làm điểm giao nhận hàng, trưng bày, bán hàng, bảo vệ, văn phòng kho, khu nhận hàng.
Thời hạn thuê kiot đi cùng hoặc gần giống thời hạn thuê kho.
Tiền thuê kiot được cộng thêm vào tiền thuê kho hằng tháng.
Trường hợp này làm phụ lục là gọn nhất.
Phụ lục nên ghi rõ:
Thuê bổ sung kiot phía trước kho.
Diện tích kiot là bao nhiêu m2.
Vị trí kiot nằm ở đâu.
Thời gian bắt đầu thuê thêm.
Số tiền thuê thêm mỗi tháng.
Tổng tiền thuê mới sau khi cộng kiot.
Cách thanh toán.
Mục đích sử dụng kiot cho hoạt động của công ty.
Các điều khoản khác của hợp đồng cũ vẫn giữ nguyên.
3️⃣ Trường hợp nên làm HỢP ĐỒNG MỚI riêng
Bạn nên làm hợp đồng mới riêng nếu:
Kiot có mục đích sử dụng khác hẳn kho.
Ví dụ kho chỉ để chứa hàng, còn kiot dùng làm cửa hàng bán lẻ.
Kiot có giá thuê riêng, thời hạn riêng, điều kiện riêng.
Kiot cần treo biển hiệu, đăng ký địa điểm kinh doanh, địa điểm bán hàng, hoặc làm nơi giao dịch với khách.
Công ty muốn quản lý riêng chi phí kho và chi phí kiot.
Sau này có thể ngừng thuê kiot nhưng vẫn thuê kho.
Trường hợp này hợp đồng mới sẽ rõ ràng hơn.
Vì khi kiểm tra, hồ sơ thuê kiot tách riêng sẽ dễ giải trình hơn.
4️⃣ Nếu mục tiêu là “đưa vào chi phí công ty” thì cần những hồ sơ này
Bạn cần chuẩn bị tối thiểu:
Hợp đồng thuê hoặc phụ lục thuê kiot.
Biên bản bàn giao mặt bằng/kiot.
Bản sao giấy tờ chứng minh chủ nhà có quyền cho thuê, ví dụ sổ đỏ hoặc giấy tờ liên quan.
Chứng từ thanh toán tiền thuê.
Chứng từ nộp thuế thay chủ nhà nếu hợp đồng thỏa thuận công ty nộp thay.
Hồ sơ nội bộ thể hiện kiot phục vụ hoạt động công ty.
Ví dụ: quyết định thuê thêm kiot, đề xuất thuê mặt bằng, hình ảnh kiot, sơ đồ vị trí, bảng kê mục đích sử dụng.
5️⃣ Về thanh toán tiền thuê
Mình khuyên công ty nên thanh toán qua ngân hàng.
Dù chủ nhà là cá nhân, chuyển khoản vẫn là cách an toàn nhất khi đưa vào chi phí.
Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ:
Thanh toán tiền thuê kho/kiot tháng…
Hoặc thanh toán tiền thuê mặt bằng theo hợp đồng số…
Không nên trả tiền mặt nếu số tiền thuê lớn hoặc kéo dài nhiều kỳ.
Vì khi quyết toán, chứng từ ngân hàng sẽ dễ bảo vệ chi phí hơn.
6️⃣ Về thuế của chủ nhà cho thuê
Nếu chủ nhà là cá nhân cho thuê tài sản, cần xem tổng doanh thu cho thuê trong năm của cá nhân đó.
Nếu thuộc diện phải kê khai, nộp thuế thì cần xác định ai là người đi kê khai và nộp thuế.
Có 2 cách ghi trong hợp đồng:
Một là chủ nhà tự kê khai, tự nộp thuế.
Hai là công ty kê khai, nộp thuế thay chủ nhà rồi tính vào chi phí theo thỏa thuận.
Bạn nên ghi rõ ngay trong hợp đồng hoặc phụ lục.
Không nên ghi mập mờ kiểu “thuế bên nào chịu thì tính sau”.
7️⃣ Nên chọn cách nào trong trường hợp của bạn?
Với thông tin bạn nói là cùng 1 chủ, cùng 1 sổ đỏ, kiot ở trước kho, mình nghiêng về phương án làm phụ lục hợp đồng thuê kho.
Vì đây là thuê bổ sung diện tích liền kề với kho đang thuê.
Cách này đơn giản, logic, dễ quản lý và vẫn đủ cơ sở đưa vào chi phí nếu hồ sơ đầy đủ.
Nhưng nếu kiot dùng để bán hàng, tiếp khách, làm địa điểm kinh doanh riêng hoặc có phát sinh hoạt động độc lập với kho, bạn nên làm hợp đồng thuê riêng.
8️⃣ Gợi ý câu ghi trong phụ lục
Bạn có thể ghi theo ý như sau:
Bên cho thuê đồng ý cho bên thuê thuê bổ sung phần kiot phía trước kho tại địa chỉ…
Diện tích thuê bổ sung là…
Mục đích sử dụng: phục vụ hoạt động kinh doanh, giao nhận, lưu trữ, trưng bày hàng hóa của công ty.
Thời gian thuê bổ sung từ ngày…
Tiền thuê bổ sung là… đồng/tháng.
Tổng tiền thuê kho và kiot sau khi bổ sung là… đồng/tháng.
Các điều khoản khác không nêu tại phụ lục này tiếp tục thực hiện theo hợp đồng thuê đã ký.
9️⃣ Lưu ý rất quan trọng
Nếu trên hợp đồng cũ chỉ ghi thuê “kho” mà thực tế bạn dùng thêm “kiot” nhưng không có phụ lục hoặc hợp đồng bổ sung, phần chi phí thuê kiot sẽ yếu hồ sơ.
Nếu tiền thuê tăng nhưng không có văn bản giải thích vì sao tăng, khi kiểm tra sẽ khó giải trình.
Nếu kiot dùng làm địa điểm bán hàng mà chưa cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh khi pháp luật yêu cầu, công ty nên kiểm tra thêm thủ tục đăng ký kinh doanh/địa điểm kinh doanh.
🔟 Kết luận ngắn gọn
Nếu kiot chỉ là phần thuê thêm liền kề để phục vụ kho: làm phụ lục hợp đồng cũ là hợp lý.
Nếu kiot hoạt động riêng như cửa hàng, điểm bán, văn phòng giao dịch: nên làm hợp đồng mới riêng.
Dù chọn cách nào, muốn đưa vào chi phí công ty thì phải có hợp đồng/phụ lục, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán, hồ sơ chứng minh phục vụ kinh doanh và thỏa thuận rõ nghĩa vụ thuế của bên cho thuê.
Căn cứ pháp lý đang áp dụng cần rà theo Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC về nguyên tắc chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Với hồ sơ thuê tài sản cá nhân có giá trị lớn hoặc dùng làm địa điểm kinh doanh, bạn nên nhờ tư vấn có phí kiểm tra hợp đồng trước khi ký để tránh sai phần thuế, chứng từ và đăng ký địa điểm.