Nhờ AC Hướng dẫn thủ tục và xuất hoá đơn điều chỉnh E bên Cty TVTK, theo hợp đồng thanh toán được 2 lần. Lần 1: 90% (đã xuất hoá đơn2023) Lần 2: 10% (hiện đã xong, là chi phí giám sát tác giả) Do có 1 hạng mục k thực hiện thi công, bên CĐT k thanh toán phần k thực hiện. Tổng số tiền CTY e được thanh toán thấp hơn số tiền xhd lần 1. Thủ tục thanh toán lần 2 cty e vẫn làm, để đủ thủ tục theo hợp đồng. Vậy e bổ sung thủ tục gì thêm và xhd điều chỉnh thế nào ạ. E xin cảm ơn
Chào bạn, với tình huống của bạn (đã xuất HĐ 90% năm 2023, khi quyết toán/hoàn thành thì CĐT loại 1 hạng mục không thi công nên tổng giá trị thanh toán < giá trị đã xuất HĐ lần 1), cách xử lý “đúng hồ sơ – an toàn thuế” sẽ đi theo hướng LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH GIẢM cho hóa đơn 2023 nhé ✅
🎯 1️⃣ Bạn đang gặp đúng “case” nào theo quy định hóa đơn
🧩 Đây không phải lỗi sai thông tin kiểu gõ nhầm tên hàng hay thuế suất, mà là “khi thanh toán thực tế/quyết toán có thay đổi giá trị, khối lượng” so với hợp đồng ban đầu.
🧾 Với case này, bên bán được lập hóa đơn điện tử mới cho phần chênh lệch quyết toán (giảm thì ghi âm), phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh.
📌 2️⃣ Bạn cần bổ sung “hồ sơ” gì trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh
📝 Phụ lục hợp đồng/biên bản thỏa thuận điều chỉnh phạm vi công việc và GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG (ghi rõ hạng mục không thực hiện, giá trị bị loại, căn cứ đơn giá/hợp đồng).
🧾 Biên bản nghiệm thu/biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành (thể hiện phần không thi công = 0 hoặc bị loại khỏi nghiệm thu).
📄 Biên bản quyết toán/biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) thể hiện GIÁ TRỊ QUYẾT TOÁN cuối cùng.
🧮 Biên bản đối chiếu công nợ (rất quan trọng) để thể hiện: đã xuất HĐ 90% nhưng giá trị cuối cùng thấp hơn nên phải điều chỉnh giảm.
💰 Nếu đã thu tiền > giá trị cuối cùng: thêm biên bản bù trừ công nợ hoặc chứng từ hoàn tiền (nếu hai bên thực hiện hoàn/bù).
🧾 3️⃣ Hóa đơn lần 2 (10% giám sát tác giả) xử lý sao cho “không bị vênh”
✅ Nếu sau khi trừ phần bị loại, tổng giá trị cuối cùng VẪN còn lớn hơn số đã xuất HĐ lần 1 thì bạn xuất HĐ lần 2 phần còn phải thu (10% hoặc phần còn lại theo quyết toán).
✅ Nếu tổng giá trị cuối cùng NHỎ HƠN số đã xuất HĐ lần 1 (tức là đã xuất dư) thì bạn KHÔNG xuất thêm hóa đơn lần 2 theo kiểu “10% cho đủ thủ tục”.
📌 Thủ tục thanh toán lần 2 vẫn làm bình thường theo hợp đồng (hồ sơ nghiệm thu/đề nghị thanh toán/biên bản…) nhưng hóa đơn thuế thì phải bám theo GIÁ TRỊ THỰC TẾ được thanh toán/quyết toán.
✍️ 4️⃣ Cách xuất “HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH GIẢM” cho hóa đơn 2023 (làm như nào)
✅ Bạn lập 01 hóa đơn điện tử loại “Điều chỉnh” (trên phần mềm thường chọn: Điều chỉnh giảm).
🧾 Trên hóa đơn phải thể hiện dòng chữ dạng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” (lấy đúng thông tin HĐ 2023).
📌 Nội dung hàng hóa/dịch vụ: ghi đúng tên dịch vụ/hoặc ghi “Điều chỉnh giảm giá trị dịch vụ theo quyết toán do hạng mục … không thực hiện”.
➖ Giá trị điều chỉnh: ghi số ÂM (ghi âm) cho phần bị giảm (giá chưa thuế), thuế GTGT và tổng tiền tương ứng cũng ghi âm đúng thực tế.
🧮 Nếu hợp đồng của bạn có nhiều dòng hạng mục: bạn có thể điều chỉnh theo từng hạng mục bị loại để hồ sơ rõ ràng, hoặc 1 dòng “điều chỉnh giảm theo quyết toán” kèm bảng tính chi tiết lưu nội bộ.
📤 5️⃣ Có phải làm “mẫu thông báo sai sót” với cơ quan thuế không
✅ Với trường hợp điều chỉnh theo quyết toán/thanh toán thực tế (không phải sai sót do lập sai thông tin ban đầu), bạn thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo nghiệp vụ phát sinh.
📌 Nếu phần mềm hóa đơn của bạn có bước “gửi thông báo sai sót” đi kèm quy trình điều chỉnh, bạn cứ làm theo luồng của phần mềm để hồ sơ điện tử đầy đủ, nhưng trọng tâm vẫn là: có phụ lục/biên bản quyết toán và hóa đơn điều chỉnh giảm.
🧾 6️⃣ Kê khai thuế GTGT và doanh thu sau khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
✅ Hóa đơn điều chỉnh giảm này bên bán kê khai vào KỲ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (kỳ bạn lập hóa đơn điều chỉnh giảm).
✅ Bên mua kê khai theo kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh (nếu họ khấu trừ).
📌 Nghĩa là bạn không cần “xóa” hóa đơn 2023, mà dùng hóa đơn điều chỉnh giảm để kéo doanh thu và thuế GTGT đầu ra về đúng giá trị thực tế theo quyết toán.
📚 7️⃣ Hạch toán kế toán để BCTC không bị sai doanh thu
🧮 Khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm: bạn hạch toán giảm doanh thu (511) và giảm thuế GTGT đầu ra (3331) tương ứng số điều chỉnh.
💰 Nếu có bù trừ/hoàn tiền: ghi giảm công nợ phải thu (131) hoặc chi hoàn (111/112) theo chứng từ thực tế.
📌 Vì bạn đã ghi nhận doanh thu theo HĐ 2023, nên bây giờ phải có bút toán giảm doanh thu đúng bằng số điều chỉnh, như vậy BCTC sẽ khớp bản chất.
⚠️ 8️⃣ Các lỗi hay gặp khiến bị “bắt bẻ” khi kiểm tra
❌ Vẫn xuất HĐ lần 2 “10% cho đủ hợp đồng” dù tổng giá trị thực tế đã thấp hơn HĐ lần 1 (dễ bị thành xuất sai doanh thu).
❌ Không có phụ lục/biên bản quyết toán thể hiện hạng mục bị loại nhưng lại xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (thiếu căn cứ).
❌ Điều chỉnh giảm nhưng ghi số dương hoặc ghi sai thuế suất/tiền thuế trên hóa đơn điều chỉnh.
✅ 9️⃣ Mình gợi ý bạn làm theo “quy trình 5 bước” để chắc chắn đúng
🧩 Bước 1: Chốt giá trị quyết toán cuối cùng được CĐT chấp nhận (số trước thuế, thuế, tổng).
📝 Bước 2: Ký phụ lục/biên bản xác nhận hạng mục không thực hiện và giá trị bị loại.
🧾 Bước 3: Lập biên bản đối chiếu công nợ (ghi rõ đã xuất HĐ 90% năm 2023, nay quyết toán giảm).
✍️ Bước 4: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho HĐ 2023 đúng số chênh lệch bị giảm.
🧮 Bước 5: Kê khai thuế GTGT kỳ hiện tại theo hóa đơn điều chỉnh, đồng thời hạch toán giảm doanh thu/thuế.
📌 Căn cứ pháp lý (còn hiệu lực)
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, hiệu lực 01/07/2022 (quy định về hóa đơn, chứng từ).
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ, hiệu lực 01/06/2025 (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Quy định về thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử tại Điều 19 Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC năm 2025 (hợp nhất Nghị định 123 và các nghị định sửa đổi, gồm quy định: điều chỉnh giảm ghi âm và kê khai theo kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quyết toán/thanh toán thực tế).
Nếu bạn muốn mình “chỉ đúng 1 phát” số điều chỉnh và nên xuất HĐ lần 2 hay không, bạn gửi mình 3 số (mỗi số 1 dòng) nhé 😊
📌 Tổng giá trị hợp đồng ban đầu (chưa VAT).
📌 Giá trị đã xuất HĐ lần 1 năm 2023 (chưa VAT).
📌 Giá trị quyết toán cuối cùng CĐT chấp nhận (chưa VAT).