Anh chi ơi, cho em hỏi, Sếp em bảo thấy luật về in ấn, họ có yêu cầu ký hợp đồng và lưu mẫu tất cả các đơn hàng, để nộp cho sở VHTT và TT - cái này là ntn ạ, ai làm ngành in cho em hỏi với , bên em chuyên in thẻ nhân viên, thẻ chip, dây dẻo thẻ nhân viên,…
Chào bạn, “luật ngành in” sếp bạn nói đang nhắc tới nhóm quy định quản lý hoạt động in của Bộ Thông tin và Truyền thông nha 🙂
✅ 1️⃣ Có phải “bắt buộc ký hợp đồng và lưu mẫu mọi đơn hàng” không?
🧾 Có yêu cầu “phải có hồ sơ đơn hàng” và “phải lưu giữ hồ sơ liên quan đến sản phẩm nhận in” tại cơ sở in để khi kiểm tra thì xuất trình.
📒 Cơ sở in còn phải ghi nhận việc nhận in vào “sổ quản lý ấn phẩm nhận in” theo mẫu quản lý ngành in.
✅ 2️⃣ Có phải “nộp tất cả hợp đồng + mẫu” cho Sở VHTT&TT không?
⚠️ Không có quy định “mỗi đơn hàng đều phải nộp lên Sở” theo kiểu nộp định kỳ toàn bộ hợp đồng và mẫu.
🧩 Nghĩa vụ của cơ sở in là: lưu tại đơn vị, và khi cơ quan quản lý yêu cầu kiểm tra/ thanh tra/ báo cáo thì xuất trình, giải trình đầy đủ.
📝 Cơ quan quản lý ngành in ở địa phương thường là cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động in cấp tỉnh (thực tế nhiều nơi gắn với khối Thông tin và Truyền thông, tên Sở ở từng địa phương có thể khác do tổ chức bộ máy).
✅ 3️⃣ Với sản phẩm bạn làm: thẻ nhân viên, thẻ chip, dây đeo… thì hồ sơ cần “chặt” tới đâu?
🏷️ Nếu là thẻ nhân viên/thẻ ra vào/thẻ chip không có mệnh giá thì xét theo quy định nhóm “sản phẩm in khác” (không phải nhóm thẻ có sẵn mệnh giá hoặc để ghi mệnh giá).
💳 Nếu đơn hàng là “thẻ có sẵn mệnh giá/để ghi mệnh giá” (kiểu voucher, gift card nạp tiền, thẻ cào…) thì thuộc nhóm quản lý chặt hơn và hồ sơ phía khách phải bổ sung thêm giấy tờ theo quy định.
✅ 4️⃣ Bộ hồ sơ “chuẩn an toàn” bạn nên lưu cho mỗi đơn hàng in thẻ
📄 Đơn đặt hàng/PO hoặc hợp đồng (tối thiểu phải có căn cứ đặt in, nội dung, số lượng).
🧑💼 Thông tin người giao dịch đặt in (họ tên, giấy tờ tùy thân theo quy định ngành in khi nhận in).
🖼️ File thiết kế/bản mẫu đã được khách duyệt (có xác nhận của khách: chữ ký/đóng dấu/duyệt mail).
📦 Biên bản giao nhận/phiếu xuất kho/biên bản nghiệm thu (để chứng minh số lượng giao đúng).
🧾 Hóa đơn bán hàng/dịch vụ kèm chứng từ thanh toán (để khớp kế toán – thuế).
✅ 5️⃣ “Lưu mẫu” cụ thể lưu như thế nào để đỡ tốn kho?
🗃️ Bạn được lưu “mẫu/thiết kế” theo dạng bản giấy hoặc bản điện tử (file lưu trữ) theo hướng sửa đổi mới của quy định ngành in.
💾 Cách làm dễ nhất là: lưu folder theo từng đơn hàng gồm PO/HĐ + file thiết kế + file duyệt + biên bản giao nhận + hóa đơn.
✅ 6️⃣ Khi nào cơ quan quản lý sẽ “hỏi hồ sơ” hoặc yêu cầu báo cáo?
🔎 Khi kiểm tra hoạt động in tại cơ sở, họ sẽ hỏi sổ quản lý ấn phẩm nhận in và hồ sơ của một số đơn hàng bất kỳ.
📑 Khi có yêu cầu báo cáo định kỳ/đột xuất theo đợt quản lý của địa phương, bạn nộp theo mẫu và phạm vi họ yêu cầu (không phải auto nộp toàn bộ đơn hàng mỗi ngày).
✅ 7️⃣ Bạn nói “bên em chuyên in thẻ” thì doanh nghiệp có cần giấy phép/đăng ký hoạt động in không?
🏢 Cơ sở in phải thực hiện đúng điều kiện hoạt động, và tùy loại sản phẩm – thiết bị – phạm vi hoạt động thì rơi vào diện “xin giấy phép hoạt động in” hoặc “đăng ký hoạt động cơ sở in” theo quy định ngành in.
⚠️ Vì phần này phụ thuộc đúng vào loại máy/loại hình hoạt động của bên bạn, nếu bạn chưa xác định rõ thì mình không thể khẳng định thay để tránh sai pháp lý.
✅ 8️⃣ Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực)
Nghị định 60/2014/NĐ-CP ngày 19/06/2014, hiệu lực 01/11/2014 (quy định về hoạt động in; trách nhiệm cơ sở in: có hợp đồng/phiếu đặt in, ghi sổ quản lý, lưu hồ sơ, xuất trình khi kiểm tra, báo cáo khi được yêu cầu).
Nghị định 25/2018/NĐ-CP ngày 28/02/2018, hiệu lực 01/05/2018 (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 60/2014/NĐ-CP).
Nghị định 72/2022/NĐ-CP ngày 04/10/2022, hiệu lực 01/01/2023 (sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan hoạt động in và hồ sơ lưu giữ).
✅ 9️⃣ Để mình chốt “bên bạn có cần xin giấy phép hay chỉ đăng ký” và checklist hồ sơ đúng chuẩn, bạn trả lời giúp mình 3 ý (mỗi ý 1 dòng) nha 😊
🖨️ Bên bạn dùng máy in gì (in UV/in chuyển nhiệt/in offset…) và có làm gia công sau in không.
🪪 Thẻ chip của bạn là thẻ ra vào/thẻ nhân viên bình thường hay là thẻ có mệnh giá/voucher/gift card.
📍 Công ty bạn ở tỉnh/thành nào để mình nói đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ quản lý ngành in tại địa phương.