Cho mình hỏi tý cả nhà, như bên cty có bán hàng cho Khách hàng, hàng bị lỗi phát sinh chi phí sửa chữa thay thế, bên cty mình chịu chi phí đó. H muốn cấn bù trừ công nợ thì hồ sơ gồm những gì để sau này khỏi bị loại chi phí này ạ. thank cả nhà
Cho mình hỏi tý cả nhà, như bên cty có bán hàng cho Khách hàng, hàng bị lỗi phát sinh chi phí sửa chữa thay thế, bên cty mình chịu chi phí đó. H muốn cấn bù trừ công nợ thì hồ sơ gồm những gì để sau này khỏi bị loại chi phí này ạ. thank cả nhà
Chào bạn, với tình huống này theo mình nên làm hồ sơ theo hướng “chi phí bảo hành/sửa chữa hàng lỗi” và “bù trừ công nợ” cho rõ bản chất.
1️⃣ Trước tiên phải xác định đúng bản chất khoản tiền
Nếu hàng lỗi do bên công ty bạn bán ra và công ty bạn chịu chi phí sửa chữa/thay thế cho khách thì đây là chi phí liên quan đến bán hàng, bảo hành, hậu mãi.
Nếu khoản này làm giảm số tiền khách phải thanh toán thì không nên chỉ ghi miệng là “cấn trừ công nợ”.
Nên có hồ sơ thể hiện rõ: vì sao phát sinh, ai chịu, số tiền bao nhiêu, cấn trừ vào công nợ nào.
2️⃣ Bộ hồ sơ nên có để chi phí an toàn hơn
Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng có điều khoản về bảo hành, đổi trả, xử lý hàng lỗi.
Hóa đơn bán hàng đầu ra đã xuất cho khách.
Biên bản xác nhận hàng lỗi giữa hai bên.
Biên bản ghi rõ tình trạng lỗi, số lượng hàng lỗi, nguyên nhân, phương án xử lý: sửa chữa, thay thế, hỗ trợ chi phí hoặc trừ công nợ.
Đề nghị thanh toán/hỗ trợ chi phí sửa chữa từ khách hàng, nếu khách là bên phát sinh chi phí trước.
Văn bản chấp thuận của công ty bạn về việc chịu khoản chi phí này.
Hóa đơn, chứng từ hợp lệ của khoản sửa chữa/thay thế.
Nếu khách hàng sửa rồi xuất hóa đơn lại cho công ty bạn thì cần hóa đơn của khách hàng hoặc bên sửa chữa phù hợp với bản chất dịch vụ.
Nếu công ty bạn tự mua linh kiện/hàng thay thế thì cần hóa đơn đầu vào đứng tên công ty bạn, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao hàng thay thế cho khách.
Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa/thay thế.
Biên bản đối chiếu công nợ trước khi cấn trừ.
Biên bản bù trừ công nợ, ghi rõ công nợ phải thu của khách, khoản công ty phải trả/hỗ trợ cho khách, số tiền cấn trừ, số còn phải thu hoặc phải trả sau cấn trừ.
Chứng từ thanh toán phần chênh lệch còn lại, nếu có.
3️⃣ Lưu ý về hóa đơn
Nếu bản chất là công ty bạn giảm giá cho khách do hàng lỗi thì cần xem lại có phải lập hóa đơn điều chỉnh/giảm giá theo quy định hóa đơn hiện hành không.
Nếu bản chất là khách phát sinh dịch vụ sửa chữa và thu lại tiền từ công ty bạn thì phía khách hoặc đơn vị sửa chữa phải có hóa đơn phù hợp.
Nếu chỉ lập biên bản cấn trừ mà không có hóa đơn/chứng từ cho khoản chi phí sửa chữa thì rủi ro bị loại chi phí sẽ cao hơn.
4️⃣ Cách làm thực tế nên chọn
Trường hợp khách tự sửa, công ty bạn chịu tiền:
Khách gửi đề nghị hỗ trợ chi phí + hồ sơ lỗi + hóa đơn sửa chữa hợp lệ.
Hai bên lập biên bản xác nhận công ty bạn chịu khoản này.
Hai bên lập biên bản bù trừ công nợ.
Công ty bạn hạch toán chi phí bảo hành/sửa chữa/hỗ trợ khách hàng theo hồ sơ thực tế.
Trường hợp công ty bạn tự sửa hoặc tự thay:
Công ty bạn tập hợp hóa đơn đầu vào, phiếu xuất kho, biên bản sửa chữa/thay thế, biên bản bàn giao cho khách.
Nếu vẫn muốn trừ vào công nợ của khách thì phải có thỏa thuận rõ khoản này được giảm trừ vào số tiền khách còn nợ.
5️⃣ Điểm cần tránh
Không nên chỉ ghi nội dung chuyển khoản hoặc ghi sổ là “cấn trừ chi phí sửa chữa” mà không có biên bản lỗi.
Không nên cấn trừ khi chưa có đối chiếu công nợ hai bên ký.
Không nên đưa vào chi phí nếu hóa đơn đầu vào không liên quan đến hàng lỗi hoặc không chứng minh được trách nhiệm bảo hành của công ty.
Không nên xử lý giống nhau cho mọi trường hợp, vì giảm giá hàng bán, bồi thường, bảo hành, sửa chữa thuê ngoài sẽ có cách hóa đơn và hạch toán khác nhau.
6️⃣ Kết luận ngắn gọn
Hồ sơ tối thiểu nên có: hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn bán ra, biên bản hàng lỗi, đề nghị xử lý chi phí, hóa đơn sửa chữa/thay thế, biên bản nghiệm thu/bàn giao, đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ, chứng từ thanh toán phần còn lại nếu có.
Muốn an toàn hơn thì trong biên bản nên ghi rõ: khoản cấn trừ này là chi phí công ty chịu do hàng bán bị lỗi, không phải khoản giảm trừ không có căn cứ.
Trường hợp số tiền lớn hoặc khách hàng là doanh nghiệp có xuất hóa đơn lại cho bên bạn, bạn nên cho VAFT xem hồ sơ cụ thể trước khi chốt cách làm, vì chỉ cần sai bản chất là có thể ảnh hưởng cả chi phí được trừ và hóa đơn GTGT.