Cả nhà cho em hỏi với ak. Bên em có hàng bán bị trả về, em làm biên bản trả hàng để 2 bên ký nhận rồi xuất hóa đơn điều chỉnh. Nhưng trên biên bản chỗ người đại diện, bên đó không chịu để tên người đại diện mà đòi để tên kế toán trưởng lên đó, do vậy em yêu cầu trình giấy ủy quyền nhưng họ nhất quyết không cho. Sau em nói không trình ra thì điền dùm thông tin của giấy ủy quyền của chị ktt như số... do ai ký.... ngày....Nhưng bên đó cũng vẫn không chịu cho . Họ nói em để trống chỗ thông tin người đại diện rồi ký số nhưng em không chấp nhận để trống. ( Em nói 1 là: để thông tin người đại diện pháp luật rồi ký số, 2 là nếu để tên KTT thì phải có thông tin ủy quyền của ktt cho em rồi ký số nhưng cả 2 phương án đó họ đều không chịu). Nhờ mọi người hướng dẫn em trường hợp này xử lý thế nào cho hợp lý với ak, thanks
Chào bạn, tình huống của bạn là “hàng bán bị trả lại” và bạn muốn làm hồ sơ thật chặt, nhưng bên mua không chịu ghi đúng người đại diện/không đưa ủy quyền nên bạn kẹt chỗ ký biên bản 😥
✅ 1) Mình chốt nguyên tắc “an toàn” trước nhé
🧾 Với hàng trả lại, hồ sơ cần thể hiện “hai bên đã thống nhất việc trả hàng” và “hàng thực tế đã trả/đã nhận lại”
🧾 Người ký thay mặt doanh nghiệp bên mua nên là người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền nội bộ
🧾 Nếu bên mua ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh (ký bằng chữ ký số của công ty họ) thì giá trị chứng minh “đồng ý điều chỉnh” thường mạnh hơn biên bản giấy rất nhiều
✅ 2) Bạn đang làm đúng khi yêu cầu ủy quyền, nhưng có cách xử lý mềm mà vẫn chắc
🙂 Bạn không cần ép họ đưa bản scan ủy quyền nếu họ chịu “ký số bằng chữ ký số doanh nghiệp” trên HĐ điều chỉnh (hoặc xác nhận trên email công ty)
🙂 Vì chữ ký số doanh nghiệp bản chất đã là hành vi xác nhận của tổ chức, không phải chữ ký cá nhân “ký chơi”
🙂 Lúc đó biên bản trả hàng có thể chỉ cần ghi “Đại diện bên mua: Ông/Bà… Chức vụ… (ký, ghi rõ họ tên)” và đóng dấu công ty (nếu họ có) là ổn hồ sơ
✅ 3) Nếu họ nhất quyết chỉ cho KTT ký và KHÔNG đóng dấu, KHÔNG ký số, KHÔNG đưa ủy quyền
⚠️ Trường hợp này rủi ro là khi cơ quan thuế kiểm tra, họ hỏi “ai đồng ý trả hàng/điều chỉnh” thì bộ hồ sơ của bạn yếu
⚠️ Với rủi ro đó, bạn nên chọn 1 trong 3 phương án dưới đây để tự cứu hồ sơ
✅ 4) Phương án A (khuyến nghị) 👍
🧩 Bạn làm biên bản trả hàng nhưng “chốt bằng chứng đồng ý” bằng 1 email xác nhận từ email tên miền công ty bên mua
📩 Nội dung email chỉ cần 2 dòng: xác nhận trả hàng theo danh sách, đồng ý xuất HĐ điều chỉnh số… ngày…
🧾 Bạn lưu email + file đính kèm + nhật ký gửi/nhận là thành bộ chứng từ thay cho “ủy quyền”
✅ 5) Phương án B (rất chắc) ✅
🔏 Bạn xuất HĐ điều chỉnh và yêu cầu bên mua “ký số” trên hóa đơn (nếu hệ thống cho phép người mua ký)
🧾 Khi họ ký bằng chữ ký số của công ty, bạn ghi ngay trên biên bản câu: “Căn cứ hóa đơn điều chỉnh số… đã được bên mua ký số ngày…”
🧾 Lúc này biên bản có thiếu thông tin ủy quyền cá nhân cũng không còn là điểm yếu chính nữa
✅ 6) Phương án C (khi họ không hợp tác ký bất kỳ thứ gì) ⚠️
📦 Bạn vẫn phải lập đầy đủ chứng từ nội bộ chứng minh hàng đã quay về kho: phiếu nhập kho hàng trả lại, biên bản giao nhận hàng, vận đơn/biên nhận của đơn vị vận chuyển, hình ảnh bàn giao nếu có
📌 Đồng thời bạn gửi “Thông báo/Thư xác nhận trả hàng” cho bên mua qua email công ty và yêu cầu phản hồi, dù họ im lặng bạn vẫn lưu vết gửi
⚠️ Cách này giúp bạn chứng minh “hàng đã trả”, nhưng yếu ở điểm “hai bên đã thống nhất điều chỉnh hóa đơn”, nên chỉ dùng khi bên mua cực kỳ khó hợp tác
✅ 7) Vậy rốt cuộc có bắt buộc biên bản phải ghi đúng “đại diện pháp luật” không
🙂 Không bắt buộc phải đúng người đại diện pháp luật trong mọi tình huống
🙂 Nhưng bắt buộc phải có dấu hiệu “đại diện hợp lệ của doanh nghiệp” hoặc “xác nhận hợp lệ của doanh nghiệp” (đóng dấu, ký số, email công ty, hoặc văn bản ủy quyền)
🙂 Bạn đang lo đúng trọng tâm: để trống hoàn toàn phần đại diện + chỉ ký tên cá nhân mà không có gì chứng minh tư cách thì hồ sơ rất dễ bị bắt bẻ
✅ 8) Mẹo chốt biên bản để bạn vừa cứng vừa không làm căng với khách
🤝 Bạn đưa cho họ 2 lựa chọn “dễ chịu” thay vì đòi ủy quyền ngay
🧷 Cách 1: KTT ký, ghi rõ chức vụ, và đóng dấu công ty lên biên bản
🧷 Cách 2: Không cần đóng dấu, nhưng xác nhận qua email công ty theo mẫu bạn soạn sẵn (họ chỉ cần “Reply: Đồng ý”)
✅ 9) Với “hóa đơn điều chỉnh” bạn đang làm đúng hướng chưa
🧾 Hàng bán bị trả lại thì xuất hóa đơn điều chỉnh giảm (hoặc chứng từ điều chỉnh theo đúng cách phần mềm HĐĐT của bạn hỗ trợ) là đúng hướng
🧾 Bạn nhớ đính kèm/ghi tham chiếu tới hóa đơn gốc, và mô tả rõ “điều chỉnh do hàng bán bị trả lại theo biên bản số… ngày…” để khớp chuỗi hồ sơ
📚 Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực, đang áp dụng)
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 (hiệu lực 01/07/2022) về hóa đơn, chứng từ
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 (hiệu lực 01/06/2025) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 (hiệu lực 01/07/2022) hướng dẫn hóa đơn điện tử
Nếu bạn trả lời giúp mình 2 ý, mình sẽ “chốt phương án tối ưu” đúng hệ thống bạn đang dùng luôn 😊
❓ Bên bạn dùng hóa đơn điện tử loại có “chữ ký người mua” không (người mua có ký số trên hóa đơn được không)
❓ Hàng trả lại là trả toàn bộ hóa đơn hay trả một phần (để mình hướng dẫn câu chữ trên HĐ điều chỉnh cho sạch)