Dạ xin anh chị tư vấn: em bán hàng bị khách trả lại đã xuất hóa đơn cho khách tháng 1, cả bên mua và bán đều chưa kê khai hóa đơn thì giờ hướng giải quyết như thế nào hợp lý ạ 1/ bên cty bán làm biên bản trả hàng, xuất hóa đơn điều chỉnh âm 2/ bên mua xuất hóa đơn trả hàng.
Chào bạn, tình huống của bạn là “hàng bán bị trả lại” và hóa đơn đã xuất tháng 1, hiện cả bên mua và bên bán đều CHƯA kê khai hóa đơn 👍
✅ Kết luận nhanh để bạn yên tâm
📍 Pháp luật cho phép xử lý theo 2 hướng, và cả 2 hướng bạn nêu đều “đi được” nếu làm đúng hồ sơ
😊 Việc “chưa kê khai” không làm thay đổi cách xử lý hóa đơn, chỉ giúp bạn dễ hạch toán/khai thuế hơn vì chưa phát sinh điều chỉnh chéo trên tờ khai
🎯 Hướng 1 (khuyên dùng): BÊN BÁN lập hóa đơn ĐIỀU CHỈNH GIẢM (ghi âm)
✅ Khi áp dụng: muốn gọn, nhanh, 1 bên chủ động xử lý hóa đơn
🧾 Hồ sơ nên có: Biên bản/Thỏa thuận trả hàng (nêu rõ số hóa đơn gốc, lý do trả, số lượng/giá trị trả)
🧾 Cách làm hóa đơn: Bên bán lập “hóa đơn điện tử điều chỉnh” cho hóa đơn đã lập trước đó
📌 Trên hóa đơn điều chỉnh: thể hiện phần GIẢM (ghi âm “-” hoặc ghi giảm theo đúng chuẩn phần mềm hóa đơn) đối với số lượng/thành tiền/thuế của phần hàng bị trả
🧩 Kê khai thuế: Bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh (thường là tháng/quý bạn lập hóa đơn điều chỉnh)
🙌 Bên mua: kê khai theo hóa đơn điều chỉnh (nếu bên mua có kê khai đầu vào) tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh
🎯 Hướng 2: BÊN MUA xuất hóa đơn “TRẢ LẠI HÀNG” cho bên bán
✅ Khi áp dụng: hai bên có thỏa thuận để bên mua xuất hóa đơn khi trả lại hàng
⚠️ Điều kiện quan trọng: Bên mua phải thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và có thể xuất hóa đơn hợp lệ
🧾 Hồ sơ nên có: Biên bản/Thỏa thuận trả hàng (vẫn cần) + kèm hóa đơn bên mua xuất trả hàng
🧩 Kê khai thuế:
😊 Bên mua kê khai hóa đơn bán ra (hóa đơn trả lại hàng) theo kỳ phát sinh hóa đơn này
😊 Bên bán kê khai nhận lại hàng như một hóa đơn đầu vào/điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng theo chứng từ thực tế và quy định kê khai của họ
⭐ Nên chọn hướng nào “hợp lý” nhất trong thực tế?
✅ Nếu bên mua là khách lẻ / khách không rành hóa đơn / không muốn xuất hóa đơn: chọn HƯỚNG 1 để bên bán xử lý cho gọn 🤝
✅ Nếu bên mua là doanh nghiệp, họ muốn tự xuất hóa đơn trả hàng để dễ theo dõi nội bộ: chọn HƯỚNG 2 (nhớ phải có thỏa thuận rõ) 🧠
🧷 Checklist hồ sơ tối thiểu để giảm rủi ro khi giải trình
📝 Biên bản/Thỏa thuận trả hàng: ghi rõ số hóa đơn gốc, ngày hóa đơn, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, lý do trả
📦 Phiếu nhập kho hàng trả lại (bên bán) hoặc biên bản giao nhận hàng trả lại (nếu không qua kho)
💳 Chứng từ hoàn tiền/đối trừ công nợ (nếu có hoàn tiền)
🚫 Lưu ý nhỏ nhưng hay bị sai
⚠️ Không nên “hủy” hóa đơn đã lập chỉ vì khách trả hàng, vì đây là nghiệp vụ trả lại hàng sau bán (xử lý bằng điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại)
⚠️ Nếu trả 1 phần: chỉ điều chỉnh/ghi nhận đúng phần trả, không đụng phần hàng khách giữ lại
⚠️ Nếu phần mềm hóa đơn không cho ghi âm trực tiếp theo dòng hàng: bạn chọn mẫu “hóa đơn điều chỉnh” và nhập giá trị giảm theo hướng dẫn của nhà cung cấp hóa đơn
📌 Căn cứ pháp lý (còn hiệu lực, áp dụng hiện hành)
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, hiệu lực từ 01/07/2022, đã được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025, hiệu lực từ 01/06/2025
Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC ngày 30/07/2025 của Bộ Tài chính (hợp nhất quy định về hóa đơn, chứng từ) – Điều 19, khoản 4, điểm c.1 quy định xử lý hóa đơn trong trường hợp trả lại hàng hóa: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng