có công ty nào gửi hàng bên giao hàng, xong xuất hóa đơn từng khách không ạ? ban đầu e xuất từng khách theo tổng tiền, hạch toán n131/511,3331, xong hàng ngày, bên giao hàng sẽ thanh toán trả lại cho bên e tổng tiền sau khi đã trừ cod, thì e có hạch toán là n112/c131 (e tạo 1 đối tượng là tổng cod dương) sau đó e lại tách riêng phần tiền thu về ghi dương bằng cách: n131(tiền cod dương)/c131(từng khách có tiền cod dương) phần tiền thu về âm thì e tách riêng cho khách lẻ và hạch toán: n331/có131 (tạo đối tượng là tổng cod âm) rồi cuối tháng bên giao hàng sẽ gửi hóa đơn về, là cái số tiền đã trừ cod mà hàng ngày bên giao hàng chuyển về tk công ty , hạch toán n6421,133/c331 nhưng sau nó công nợ của khách lẻ vẫn không khớp, anh chị chỉ em với ạ
Mình đọc cách bạn đang làm thì “lệch công nợ khách lẻ” chủ yếu vì bạn đang đi vòng qua 131 bằng bút toán 131↔131 và dùng 331 để xử lý COD âm theo kiểu bù trừ với 131, nên sổ chi tiết khách rất dễ bị treo/âm/dương không đúng bản chất.
Về bản chất nghiệp vụ COD:
Khách hàng là người mua hàng → công nợ bán hàng nằm ở 131 (chi tiết từng khách).
Đơn vị giao hàng chỉ là bên thu hộ và chuyển hộ + thu phí dịch vụ vận chuyển/COD → tiền đang “nằm ở họ” hoặc “họ khấu trừ” thì nên theo dõi ở 331 (phải trả đơn vị giao hàng) hoặc một tài khoản trung gian như 1388/3388 (tuỳ cách bạn muốn trình bày).
1) Cách hạch toán gọn và đúng bản chất (khuyên dùng)
(A) Khi xuất hoá đơn bán cho từng khách
Bạn làm đúng rồi:
N131 (từng khách)
C511
C3331
(= tổng tiền khách phải trả)
(B) Khi bên giao hàng chuyển tiền về (chuyển “net” sau khi trừ phí)
Đừng hạch toán N112/C131 “một cục theo đối tượng COD dương” vì như vậy bạn không thanh toán được cho từng khách → cuối kỳ khách lẻ sẽ treo.
Thay vào đó, bạn làm theo 1 trong 2 cách sau:
Cách 1 (chuẩn, khớp công nợ khách): ghi nhận “khách đã thanh toán” theo từng đơn / từng khách
Khi nhận tiền chuyển khoản từ đơn vị giao hàng (net):
N112: số tiền thực nhận
N331 (đơn vị giao hàng): phần họ đã khấu trừ (phí vận chuyển/COD/… nếu họ trừ luôn vào tiền chuyển)
C131 (từng khách / theo từng đơn): tổng tiền COD của các đơn đã giao thu tiền
Điểm mấu chốt: C131 phải chạy theo từng khách (hoặc theo từng đơn), thì công nợ khách lẻ mới về 0 đúng.
Sau đó, khi bạn nhận hoá đơn phí vận chuyển/COD của đơn vị giao hàng:
N642/641 (tuỳ bạn hạch toán chi phí bán hàng hay QLDN)
N1331
C331 (đơn vị giao hàng)
Và khi đối chiếu 331 với số họ đã khấu trừ ở bước trên thì sẽ tự khớp.
Cách 2 (nếu bạn không muốn tách phí ngay lúc nhận tiền): dùng TK trung gian 1388/3388
Khi nhận tiền net:
N112: tiền thực nhận
N1388 (phải thu khác – đơn vị giao hàng) hoặc N331 (tuỳ bạn theo dõi) = phần phí họ giữ lại / khấu trừ
C131 (từng khách): tổng COD
Đến khi có hoá đơn phí:
N642/641, N1331 / C1388 (hoặc C331)
2) COD “âm” xử lý thế nào cho đúng?
Trong file bạn gửi có các dòng “Tiền thu về (VNĐ)” bị âm (thường là phí vận chuyển/COD lớn hơn số thu hộ, hoặc đơn hoàn/điều chỉnh). Trường hợp này không phải là công nợ với khách theo kiểu “N331/C131 khách lẻ”.
Bạn tách ra 2 tình huống:
(1) Đơn hoàn/huỷ, bạn phải giảm doanh thu/hoá đơn?
Nếu đã xuất hoá đơn và sau đó hoàn/huỷ: cần bút toán giảm doanh thu/điều chỉnh hoá đơn (tuỳ tình huống thực tế: trả hàng, giảm giá, huỷ…).
Khi đó công nợ 131 của khách sẽ được xử lý theo nghiệp vụ bán hàng (không đi qua 331).
(2) Chỉ đơn thu hộ ít hơn phí ⇒ thực chất bạn “trả thêm phí” cho đơn vị giao hàng
Phần âm đó bản chất là chi phí dịch vụ giao hàng (và/hoặc phải trả shipper), nên theo dõi:
Khi họ khấu trừ/ghi nhận phát sinh âm: N642/641 (hoặc N1388 nếu chờ hoá đơn) / C331 (đơn vị giao hàng)
Khi nhận hoá đơn: N642/641, N1331 / C331 (nếu lúc trước treo 1388 thì kết chuyển từ 1388 sang chi phí)
👉 Tuyệt đối hạn chế kiểu N331/C131 để xử lý COD âm cho “khách lẻ”, vì nó biến phí shipper thành công nợ khách hàng, gây lệch sổ chi tiết khách.
3) Vì sao bạn đang bị “khách lẻ không khớp”?
Mình thấy bạn đang làm chuỗi này:
N112/C131 (đối tượng “tổng COD dương”) ✅ tiền vào bank đúng, nhưng 131 từng khách chưa giảm
N131(tổng COD dương)/C131(từng khách) ❌ bút toán “đảo 131” dễ sai số, sai đối tượng, sai thời điểm
COD âm: N331/C131 (tổng COD âm vs khách lẻ) ❌ bản chất phí shipper nhưng lại đẩy sang công nợ khách
Cuối tháng mới vào hoá đơn shipper: N6421,133/C331 ✅ nhưng 331 lúc này đã bị dùng “lẫn mục đích” từ bước (3)
=> Kết quả: 131 khách lẻ bị treo/âm/dương không đúng.
4) Trả lời câu hỏi của bạn: “Có công ty giao hàng nào xuất hoá đơn từng khách không?”
Thông thường:
Hoá đơn bán hàng: do bên bạn xuất cho từng khách mua (đúng bản chất giao dịch hàng hoá).
Đơn vị giao hàng: xuất hoá đơn dịch vụ vận chuyển/COD cho bên bạn (không xuất cho người nhận hàng của bạn, trừ khi người nhận là người trực tiếp ký hợp đồng và thanh toán dịch vụ vận chuyển với họ).
5) Cách sửa nhanh để khớp ngay (gợi ý thao tác)
Dừng bút toán kiểu N131/C131 để “tách COD dương”.
Lấy bảng đối soát của đơn vị giao hàng theo ngày (hoặc theo lần chuyển tiền), lập 1 bảng gồm:
Khách/đơn nào đã giao thu tiền: số COD
Phí bị trừ tương ứng
Số thực chuyển về
Hạch toán lại theo nguyên tắc:
C131 theo từng khách đúng số COD
Phí thì vào 331/1388 (đợi hoá đơn thì treo, có hoá đơn thì vào chi phí + VAT)