anh chị cho e hỏi với ạ. Trường hợp của e số dư nợ phải thu cuối năm 24 của 1 khách hàng k đúng. Số nợ phải thu của kt cũ chuyển cho e là 15 tr, nhưng thực tế là nợ phải thu 167tr. Do sai lệch công nợ dẫn đến cuối năm 25 số công nợ phải thu thành là KH đang trả trước công nợ. Mà năm 2025 e đã xuất đủ hóa đơn. Thì bây giờ e cần phải xử lý bằng bút toán nào để công nợ k bị treo bên có, thực tế là đã hết CN rồi ạ. (Do k được bàn giao số liệu các năm trước, nên e chỉ có số dư trên BCTC. K đối chiếu được công nợ do sát nhập xã chuyển đổi nhân sự, e k liên lạc được)
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn 😊
👉 Số dư TK 131 cuối 2024 trên BCTC đang bị thiếu: sổ cũ để 15tr nhưng thực tế phải là 167tr
👉 Vì thiếu 152tr nên sang 2025 khi khách thanh toán/đối trừ thì sổ lại “lòi” ra dư Có 131 (nhìn như khách trả trước)
👉 Bạn nói năm 2025 đã xuất đủ hóa đơn rồi và thực tế hiện tại công nợ đã hết, chỉ còn “treo” do sai số dư đầu kỳ
🎯 Mục tiêu xử lý an toàn nhất
✅ Làm cho số dư đầu kỳ 2025 của TK 131 đúng lại (tăng thêm 152tr) để tự triệt tiêu phần dư Có đang treo
✅ Không đụng vào hóa đơn 2025 (vì bạn đã xuất đủ)
✅ Có hồ sơ giải trình rõ ràng vì bạn không đối chiếu được trực tiếp với khách do không liên hệ được
🧾 Bước 1: Chốt con số “chênh lệch cần chỉnh”
📌 Chênh lệch = 167tr – 15tr = 152tr
📌 Bạn nên in/ lưu các bằng chứng nội bộ đang có để chứng minh 167tr là “thực tế”
✅ Sổ chi tiết công nợ theo khách hàng (nếu có)
✅ Sao kê ngân hàng 2024–2025 liên quan khách này
✅ Hợp đồng/biên bản nghiệm thu/giao hàng/đối soát công nợ (cái nào còn giữ được thì gom lại)
✅ Bảng tổng hợp giải trình: “Sai số dư đầu kỳ do không bàn giao dữ liệu và thay đổi nhân sự/sáp nhập”
🧠 Bước 2: Chọn đúng “bản chất sai” để định khoản cho chuẩn
👉 Vì bạn không có dữ liệu chi tiết năm trước, bạn nên xử lý theo 1 trong 2 hướng dưới đây (hướng nào đúng thì dùng hướng đó)
✅ HƯỚNG A (thường dùng nhất): Đây là sai số dư đầu kỳ do kế toán cũ ghi thiếu phải thu, nhưng doanh thu/chi phí các năm trước không còn đủ hồ sơ để bóc tách
📌 Khi đó bạn hạch toán dạng “điều chỉnh sai số dư đầu kỳ” đi qua lợi nhuận sau thuế chưa phân phối
➡️ Bút toán: Nợ TK 131 (khách hàng) 152.000.000
➡️ Có TK 421 (lợi nhuận sau thuế chưa phân phối) 152.000.000
✅ Ý nghĩa: Bạn “nâng” công nợ phải thu lên đúng thực tế, và phần dư Có 131 đang treo sẽ giảm/triệt tiêu về đúng số
✅ HƯỚNG B: Thực chất không phải “thiếu phải thu”, mà là đã bị hạch toán nhầm qua một tài khoản công nợ khác (ví dụ nhầm qua 331/338/141…)
📌 Khi đó không đi qua 421, mà chỉ “điều chỉnh phân loại công nợ”
➡️ Ví dụ nếu bạn phát hiện 152tr đang nằm nhầm ở TK 331 (phải trả) thì: Nợ TK 131 152tr / Có TK 331 152tr
➡️ Ví dụ nếu đang nằm nhầm ở TK 338 (phải trả khác) thì: Nợ TK 131 152tr / Có TK 338 152tr
✅ Ý nghĩa: Chỉ chuyển lại đúng chỗ, không tác động lợi nhuận
🧩 Bước 3: Vì sao chỉnh Nợ 131 là sẽ hết “treo bên Có”
📌 Hiện tại bạn đang thấy 131 bị dư Có (như khách trả trước) là do sổ đang thiếu công nợ đầu kỳ
✅ Khi bạn ghi thêm Nợ 131 152tr, số dư 131 sẽ “kéo” từ Có về đúng thực tế (thường sẽ về 0 hoặc còn rất nhỏ để soát tiếp)
🧷 Bước 4: Làm sao biết mình nên chọn Hướng A hay Hướng B khi không có dữ liệu bàn giao
📌 Bạn thử kiểm tra nhanh 3 điểm sau (là ra hướng đi)
✅ Nếu tổng công nợ phải thu/phải trả trên BCTC 2024 cũng đang “lạ” hoặc có khách khác bị ngược chiều, rất hay là nhầm phân loại (nghiêng về Hướng B)
✅ Nếu chỉ riêng khách này bị thiếu mà các khoản khác bình thường, hay là ghi thiếu/đứt sổ công nợ (nghiêng về Hướng A)
✅ Nếu bạn có dấu hiệu doanh thu các năm trước bị thiếu tương ứng 152tr (ví dụ biên bản nghiệm thu 2024 mà không thấy doanh thu), thì Hướng A hợp lý hơn và bạn phải ghi chú giải trình rõ
⚠️ Lưu ý quan trọng để “an toàn pháp lý” cho bạn
📌 1) Bạn nói “năm 2025 đã xuất đủ hóa đơn” thì bạn không nên xuất thêm hóa đơn chỉ để sửa công nợ ✅
📌 2) Bạn chỉ sửa “số dư đầu kỳ” và lập hồ sơ giải trình nội bộ kèm chứng cứ bạn có ✅
📌 3) Nếu doanh nghiệp bạn có kiểm toán/hoặc nộp BCTC cho cơ quan quản lý, bạn nên trình bày đây là “sai sót kỳ trước phát hiện trong năm 2025” và có thuyết minh kèm theo 📝
📌 4) Sau khi hạch toán điều chỉnh, bạn nhớ in lại sổ chi tiết 131 khách này để kiểm tra: số dư cuối kỳ phải về 0 đúng như thực tế ✅
🧰 Gợi ý bộ hồ sơ kèm bút toán để sau này giải trình “đứng vững”
✅ Phiếu kế toán điều chỉnh sai số dư đầu kỳ (ghi rõ: chênh lệch 152tr, lý do không bàn giao dữ liệu, thay đổi nhân sự/sáp nhập)
✅ Bảng tính chênh lệch công nợ (15tr vs 167tr) có ký xác nhận của bạn + kế toán trưởng/giám đốc (nếu có)
✅ Sao kê/phiếu thu/ủy nhiệm chi liên quan khách hàng (các khoản thanh toán làm phát sinh dư Có 131)
✅ Hợp đồng/biên bản/đối soát còn giữ được (càng nhiều càng tốt)
🌟 Nếu sau khi chỉnh vẫn còn lệch (không về 0) thì xử lý tiếp thế nào
📌 Nếu còn dư Nợ 131: nghĩa là khách vẫn còn nợ thật hoặc còn hóa đơn/chứng từ chưa ghi nhận thanh toán, bạn rà lại thanh toán ✅
📌 Nếu còn dư Có 131: nghĩa là khách còn trả thừa thật hoặc có khoản ứng trước thật, khi đó bạn giữ dư Có 131 hoặc chuyển theo dõi “người mua trả tiền trước” tùy cách quản trị nội bộ ✅
🙏 Trường hợp bạn cần câu chốt để ghi vào phiếu điều chỉnh (ngắn gọn, dễ dùng)
✅ “Điều chỉnh sai lệch số dư công nợ phải thu đầu kỳ theo BCTC năm 2024 do không nhận được hồ sơ bàn giao chi tiết và biến động nhân sự; căn cứ số liệu tổng hợp hiện có và chứng từ thanh toán lưu tại đơn vị.”