I. Các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định như sau:
 
"d.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
 
- Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới và tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).
 
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập văng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này."
 
Như vậy: Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN như sau:

1. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thời điểm quyết toán thuế TNCN vẫn đang làm việc tại DN đó. (kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm).
 
Ví dụ: Trong năm 2022 Nhân viên A chỉ ký 01 hợp đồng lao động > 3 tháng tại Công ty X bắt đầu từ tháng 4/2022.
-> Đến thời điểm quyết toán thuế thuế TNCN năm 2022 (hạn nộp Tờ khai quyết toán là 31/3/2023) nhân viên A vẫn đang làm việc tại đây.
  => Thì được ủy quyền quyết toán thuế tại Cty (đối với phần thu nhập do Cty X chi trả từ tháng 4/2022).
 
2. Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi và thời điểm quyết toán thuế TNCN vẫn đang làm việc tại DN đó - Đồng thời có thu nhập văng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Ví dụ: Trong năm 2022 Nhân viên A ký hợp đồng lao động > 3 tháng tại Công ty X bắt đầu từ tháng 4/2022 và ký 1 hợp đồng khoán việc với Công ty B mức lương là 5tr (khoản này thì Cty B đã khấu trừ 10%).
-> Đến thời điểm quyết toán thuế thuế TNCN năm 2022 (hạn nộp Tờ khai quyết toán là 31/3/2023) nhân viên A vẫn đang làm việc tại Cty X và không có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai 5tr.
  => Thì được ủy quyền quyết toán thuế tại  Công ty X  (đối với phần thu nhập do Cty X chi trả từ tháng 4/2022).
 
- Nếu nhân viên A có nhu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập vãng lai (5 tr) => Thì nhân viên A phải trực tiếp đi quyết toán với Cơ quan thuế
    +) Nhân viên A có thể yêu cầu Công ty X và Cty B (Cty trả thu nhập vãng lai) => Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, để tự đi Quyết toán thuế trực tiếp với Cơ quan thuế.

3. Cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do:
- Tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống.
=> Thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.  

Lưu ý:
- Tổ chức trả thu nhập chỉ thực hiện nhận ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được từ tổ chức trả thu nhập trừ trường hợp các doanh nghiệp trong năm có chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi và trường hợp người lao động điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ - con, Trụ sở chính và chi nhánh.

- Cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm mà người sử dụng lao động hoặc doanh nghiệp bảo hiểm đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng với phần người sử dụng lao động mua hoặc đóng góp cho người lao động thì người lao động không phải quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập này.

- Cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thay theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)

- Trường hợp tổ chức trả thu nhập có số lượng lớn người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức trả thu nhập có thể lập danh sách các cá nhân ủy quyền trong đó phản ánh đầy đủ các nội dung tại mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN, đồng thời cam kết tính chính xác, trung thực và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu, nội dung trong danh sách.  

II. Các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN

1. Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập quyết toán thuế theo hướng dẫn tại điểm 1 nêu trên nhưng đã được DN cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân).

Ví dụ:
- Nhân viên C làm việc tại Cty X (đảm bảo điều kiện được ủy quyền như trên phần 1) -> Nhưng lại được Cty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
=> Thì không được ủy quyền quyết toán thuế cho Cty nữa
=> Nếu Cty đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì được ủy quyền.

III. Sai sót khi đã ủy quyền quyết toán thuế

- Cá nhân sau khi đã ủy quyền quyết toán thuế, tổ chức trả thu nhập đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập.
    -> Chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà …. (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN”
    => Để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

IV. Kết luận: Nếu cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho DN thì: 

- Phải có giấy ủy quyền theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC)

- Khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN -> Tại Phụ lục 05-1BK-TNCN thì các bạn tích vào Chỉ tiêu số [10] - “Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thay”: 

V. Mẫu giấy ủy quyền Quyết toán thuế TNCN 08/UQ-QTT-TNCN