- Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu là mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp tiền thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Nếu vì lý do nào đó mà trong tay chưa nhận được bản gốc mà chỉ có bản photo hay scan thì phải ghi chú lại, để nhớ mà đòi , ko thì công việc bề bộn vài ngày sau chắc chắn sẽ quên ngay rồi sẽ quên luôn, khi cần ko có thì phiền hà lắm đây.
- Dựa vào giấy nộp tiền thuế để kê khai hàng nhập khẩu, chứ không dựa vào Tờ khai hải quan.
Mình đã dựa vào tờ khai để kê khai luôn, khi mà chưa nộp số tiền thuế đó. Do mình nhập hàng thì đã phải hạch toán 133 vào phần mềm rồi, mà nếu đợi đến tháng sau mới được kê khai thì thành ra sổ cái 133 của mình bị lệch so với bảng kê đầu vào, vì thế mà mình quyết định kê khai luôn. Khi đó mình chưa biết là “chỉ được kê khai khi có giấy nộp thuế”, mà mình cứ làm theo kế toán trước, thấy người ta làm sao mình làm vậy.
-> Hậu quả của việc này là khi quyết toán, mình bị phạt hành vi “kê khai sai kỳ tính thuế” và “phạt chậm nộp thuế GTGT” (Họ điều chỉnh lại giấy nộp thuế tháng nào thì kê khai tháng đó, sau đó tháng nào phát sinh dương thuế phải nộp thì họ tính tiền phạt)
- Khi kê khai xong, nộp báo cáo thuế rồi, thì kết xuất tờ khai ra file Ecxel lưu lại luôn vào 1 folder, sau này khi quyết toán sẽ dùng đến.
(Mặc dù hiện tại chỉ cần nộp Tờ khai, không phải nộp Bảng kê bán ra mua vào và trên phần mềm HTKK cũng ko có -> Nhưng các bạn nên làm chi tiết trên Bảng kê Excel, rồi lấy số liệu đó kê khai vào Tờ khai trên phần mềm HTKK, vì như thế mới biết được là m đã kê khai những hóa đơn nào, và nếu có sai sót thì còn biết để kiểm tra, đổi chiếu, điều chỉnh)
- Hàng xuất dùng nội bộ, hàng xuất khuyến mãi, hàng cho biếu tặng v.v…bất cứ hàng gì mà cứ xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn nha (cho nó chắc cú), còn cách xuất hóa đơn như thế nào thì tùy từng trường hợp sẽ lập khác nhau, các bạn có thể tự tham khảo trên mạng nha. Hóa đơn là cái phần luôn bị bắt bẻ nếu thiếu, vậy nên thà dư hơn thiếu nha.
- Với trường hợp của mình là: Đang tí tửng vì thấy mấy bữa rồi, ko thấy thuế gọi điện gì hết, nghĩ là ok hết rồi, thì lại nghe cú điện thoại “Em ơi, sao những Phiếu xuất kho này, chị ko thấy em xuất hóa đơn gì hết vậy em? Chị liệt kê ra đây, em giải trình nha”. Xìu. Hic hic…..Cty mình có những trường hợp sau ko xuất hóa đơn:
1/ Hàng bảo hành: là phụ tùng mình xuất ra, để kỹ thuật họ thay cho khách (Lúc này mình chưa biết vụ phải xuất hóa đơn khi dùng nội bộ). . Với trường hợp của mình, tuy mình ko có xuất hóa đơn, nhưng mình có đầy đủ phiếu bảo hành nên phần này mình được cho qua. Năm 2013 trở đi, mình đã biết phải xuất hóa đơn nên ko bị phiền hà nữa. Mình xuất hóa đơn cho chính công ty mình luôn, cty mình vừa là đơn vị bán, vừa là đơn vị mua, giá xuất hóa đơn bằng giá vốn hoặc cao hơn một tí, có thuế VAT luôn, rồi mình kê khai VAT đầu ra, đầu vào như bình thường, chắc chắn ko bị bắt bẻ.
2/ Hàng tồn kho cần thanh lý, ko đủ chất lượng để bán nữa: Trường hợp công ty mình, mình làm PXK ra luôn, vì chả bán được cho ai, rồi tính giá vốn đưa vào chi phí. Đến khi quyết toán, họ không cho, nói là nếu là hàng tồn kho kém chất lượng, thì khi thanh lý được rồi, mới được ghi giá vốn, và cũng phải có xuất hóa đơn, giống như là bán bình thường vậy nhưng là bán lỗ thôi.
Trường hợp này, mình bị loại giá vốn này ra khỏi chi phí hợp lý.
3/ Hàng đã xuất kho, nhưng lúc đó chưa viết hóa đơn, mà lại xuất hóa đơn sau thời gian đó. Vì thời điểm đó, công ty mình dời địa điểm kinh doanh, nên chưa mua được hóa đơn trên thuế, thế là ko có hóa đơn xuất, sau này mua được hóa đơn rồi, thì mới viết bù lại khoảng thời gian đó. (Hú hồn luôn, may mà kế toán cũ có xuất đầy đủ bù lại, và mình có rà soát và ghi chú lại hết, ko thì tiêu rồi). Nếu các bạn có vào trường hợp như mình, nghĩa là thời điểm xuất hàng và xuất hóa đơn khác nhau, thì các bạn rà soát lại, ghi chú ra, hóa đơn nào đi với PXK nào, có khớp chưa? Nếu ko khớp thì tìm hiểu vì sao, rồi tìm cách xử lý. Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ, khi có nhiều thời gian, chứ khi thuế mò vào rồi mới đi mò mẫm thì chết chắc. Đừng nghĩ là thuế ko tìm ra nha.
Trường hợp này, PXK và hóa đơn của mình khớp nhau, chỉ khác thời gian thôi, nên mình được qua hết.
- Khi công ty có đi vay vốn ngân hàng, tuyệt đối ko được để tiền mặt tồn quỹ cao, nhất là tại các thời điểm ngân hàng giải ngân. Nếu tiền mặt tồn quỹ quá cao (trên giấy tờ thôi, chứ thực tế là công ty ko có tiền thì mới phải đi vay chứ), thì các bạn làm phiếu chi để chi ra bớt, nội dung thì cứ bịa ra, như: Cho nhân viên trong công ty vay (nhớ tính lãi); Chi phí marketing ko có hóa đơn; Chi lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên; Thanh toán trước tiền hàng, chi gì gì đó….ko có hóa đơn (Mỗi loại chi phí chi 1 ít). Mục đích là để giảm quỹ, nên cứ vô tư mà bịa, nhưng phải hợp lý tí. Chi phí nào ko có hóa đơn thì nhớ là ghi rõ ko có hóa đơn nha, để sau này biết mà loại ra khi quyết toán thuế.
Giải thích: Vì nếu tại các thời điểm vay ngân hàng, mà số tiền tồn quỹ cao hơn số tiền ta đi vay, thì số chi phí lãi vay này ko được tính vào chi phí hợp lý, sẽ bị loại ra nha. Phần này mình cãi khí thế luôn, vì nó quá vô lý, vì tiền mặt ở cty người ta sử dụng vào chuyện khác, tiền đi vay sử dụng vào chuyện khác, ko lẽ lúc nào cũng ko có tiền mặt ở công ty à? Ví dụ tiền mặt để trả lương người lao động là 100 triệu, khi đó quỹ tiền mặt còn chỉ 150 triệu, mà cty cũng cần nhập hàng 100 triệu, thế thì phải đi vay rồi, vậy trường hợp này chi phí lãi vay bị loại là quá vô lý. Thuế họ nói là “làm theo thông tư thôi”, và có đưa cho mình xem cái văn bản nêu nội dung đó (để từ từ mình tìm lại sẽ post sau). Trong khi công ty mình vay quá trời quá đất luôn chứ, một năm cả một chục khế ước, mà từng thời điểm giải ngân, nó chỉ chênh lệch giữa số tồn quỹ và tiền vay chỉ vài chục đến 100 triệu, mình thấy quá bình thường và hợp lý. Cuối cùng, họ chỉ loại của mình lãi vay 1 khế ước. Nhưng mình vẫn còn ấm ức khoản này.
- Quỹ tiền mặt cũng ko được để âm, cái này nói thì hơi thừa, nhưng sợ các bạn mới ra trường không để ý mà thiếu sót, nếu có thiếu tiền thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi nào tiền mặt cao lên, thì lại làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cho họ.
- Cân đối sao cho hợp lý.
- Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê cả năm thì càng tốt.
- Vừa phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty nào chưa đăng ký thì nên đăng ký, để kiểm tra cho dễ, ko cần phải tìm tới tìm lui trong đống sổ phụ. Cả chính kế toán cũng dễ làm việc, và sau này cung cấp cho thuế. Thuế chủ yếu làm việc trên file trước, sau đó nghi vấn hoặc cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc.
- Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không có đáng, tháng nào xong tháng đó luôn cho khỏe, đừng để bị hành vì những cái linh tinh ko đáng này nha.
- Hóa đơn nên được đánh theo số thự tự cuốn. Nếu là hóa đơn đặt in thì đã được đánh số, còn hóa đơn mua của thuế thì chỉ có số seri, ta tự đánh số thứ tự cuốn theo trình tự sử dụng và cả thời gian sử dụng của hóa đơn.
Ví dụ: khi dùng hết cuốn số 1, ngày xuất hóa đơn trong đó từ 01/01/2021 – 31/01/2021, thì làm cái nhãn thế này rồi dán bên ngoài luôn. Khi cần tìm số nào, ngày nào là có ngay khỏi phải lật bên trong.
CUỐN 1: 0000001-0000050
(01/01/2021 - 31/01/2021) |
- Hóa đơn xóa bỏ, thu hồi ... : Trong 1 cuốn hóa đơn, có bao nhiêu số xóa bỏ ..., thì ta liệt kê ra rồi làm cái nhãn, dán ở trang bìa nhưng bên trong cuốn hóa đơn, khi mở ra xem là biết ngay. Rồi tạo một file Excel luôn, file Excel này ta sẽ quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu kinh doanh. Khi thuế họ cần đối chiếu kiểm tra thì có ngay, dù là mấy chục cuốn hay kiểm tra từ năm nảo năm nao cũng ko sợ. Mình làm như sau:
Đếm số hóa đơn xóa bỏ: 4
| HÓA ĐƠN |
TÊN |
BIÊN BẢN |
LÝ DO XÓA BỎ |
| CUỐN |
SỐ |
NGÀY |
CÓ |
KHÔNG |
- Khi thuế họ kiểm tra, họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê đầu ra đấy nha, cả trên cuốn hóa đơn thực tế luôn, xem hóa đơn có XÓA BỎ thật ko, hay bạn có kê khai sai hoặc sót hóa đơn xóa bỏ ko?
- Hóa đơn xóa bỏ liên 2 khách hàng trả về thì bạn dán ngay vào cuốn hóa đơn y như cũ, gạch chéo xóa bỏ, rồi dán thêm cái biên bản thu hồi hóa đơn vào sau nó luôn. Khi thuế kiểm tra thì thấy liền, chứ đừng để riêng ở bên ngoài, mấy năm sau mới quyết toán, lúc đó nếu bạn còn làm thì may mà kiếm ra, (đó là may ra, chứ chứng từ cả đống, sao mà nhớ cho hết), còn nếu người khác vào làm rồi thì hên xui luôn. Hihi.
- Phần hóa đơn này mình rất kỹ nên ok hết, ko vấn đề gì.
- Hóa đơn đầu vào bạn đục lỗ, đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi bạn tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì đếm số tờ hóa đơn sẽ ra ngay. Đục lỗ luôn Tờ khai thuế GTGT vào đó. Một cuốn là một tháng hay một quý tùy vào số lượng hóa đơn nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Báo cáo THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN. Quý nào có tờ khai quý đó.
- In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu số dư, số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế luôn.
- Lưu ý khi đục lỗ trên hóa đơn -> Các bạn đục lỗ sao cho không ảnh hưởng đến các Tiêu thức trên hóa đơn nha (Như không làm mất Mẫu số hóa đơn ...) Quy định là hóa đơn ko được rách, viết chồng đè ...
- Mình nói thêm là các bạn đừng quá tự làm khó mình về hình thức trên tờ hóa đơn nha. Mình thấy các bạn hay hỏi, viết thế này có được ko? Thiếu một chữ này được ko? Viết tắt như vậy được ko? Nói chung là hàng tá thứ linh tinh vặt vãnh mà chả ai quan tâm (hoặc có thì xui lắm mới bị). Mình làm thì chỉ cần hóa đơn ko sai quá nghiêm trọng, còn thiếu một dấu chấm, dấu phẩy, sai một con chữ, hoặc thiếu một từ TM trong CÔNG TY TNHH TM DV….. thì cũng chả sao. Vì thuế họ ko có thời gian kiểm tra đâu bạn à, cả ngàn tờ hóa đơn ai mà ngồi kiểm từng tờ chứ. Như mình đã nói, họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu vào) khi nào có nghi vấn gì đó, thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc thôi. Trường hợp của mình thì họ chả thèm nhìn vào hóa đơn mua vào của mình nữa đó chứ.
- Hóa đơn trên 20 triệu thì phải chuyển khoản, chắc ai cũng biết rồi. Mình chỉ nói thêm là khi thanh toán các hóa đơn này, các bạn photo thêm UNC thanh toán bấm chung vào hóa đơn hoặc là ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào cũng được, tùy mọi người có cách riêng của mình, để khi thuế họ cần bạn show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu là có liền.
- Các bạn nhớ là “UNC chuyển tiền từ tài khoản cty mua sang tài khoản cty bán” nha. Chứ còn Giấy nộp tiền vào tài khoản ngân hàng người bán là ko được đâu nha.
- Hóa đơn trên 20 triệu, thuế sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu ko đưa ra cho họ xem được UNC thanh toán thì phần thuế VAT họ sẽ ko cho khấu trừ. Vì vậy, hãy chuẩn bị sẵn để họ hỏi là có ngay cho họ thấy. Khi mình chuẩn bị sẵn thì lục chứng từ rất nhanh, còn khi đó mới lục tìm thì lỡ như đã thất lạc thì mình trở tay ko kịp.
- Hóa đơn trên 20 triệu, nhưng bạn ko thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn), thì phải có “Biên bản cấn trừ công nợ”, ký tên xác nhận giữa 2 bên.
- Phần này các bạn kỹ càng một tí là ko có gì bị bắt bẻ hết. Công ty mình thì ko bị vấn đề gì ở mục này cả.
- Hàng phi mậu dịch là hàng NCC cho, biếu, tặng để làm mẫu, ta ko mất tiền mua, ko thanh toán mà chỉ tốn tiền nộp thuế NK, thuế GTGT và chi phí vận chuyển nhận hàng về.
- Thuế GTGT vẫn được khấu trừ, nếu hàng đó thực sự dùng cho mục đích kinh doanh. Có người nói là thuế GTGT ko được khấu trừ, nhưng trường hợp công ty của mình thì được khấu trừ hết, ko bị loại gì cả.
- Nhưng hàng phi mậu dịch ko được bán. Nếu muốn bán thì liên hệ với bên Hải quan để khai lại Tờ khai hải quan. Trường hợp của mình là vầy: Công ty mình có mấy cái máy hàng nhà cung cấp cho làm mẫu, nhưng khách hàng thích thì công ty mình bán luôn, để ở công ty cũng rỉ sét thôi, vậy là mình bán hàng xuất hóa đơn bình thường, kê khai doanh thu bình thường. Nhưng cái phần giá vốn thuế họ loại của mình, rồi giải thích là mình làm sai, cái chỗ này hơi lằng nhằng và mình cũng chưa hiểu rõ ý của họ nữa, rồi nói là ko cho bán, mà mình hỏi hoài thì họ khó chịu, giải thích tùm lum,và ko muốn nói nữa, mình thấy giá trị cũng ít nên thôi ko cãi nữa. Phần này mình sẽ tìm hiểu sau. Nếu bạn nào có hàng phi mậu dịch, mình khuyên là nhập kho thôi, nếu bán được thì cũng ko xuất hóa đơn làm gì, mắc công lại bị lằng nhằng như mình.
- Tuyệt đối không làm ăn, giao dịch với các công ty có dấu hiệu là công ty ma. Đừng nghĩ là có đầy đủ chứng từ hợp lý, có thanh toán qua ngân hàng, và thời gian đã lâu là qua hết. Ở trường hợp của công ty mình, hết 70% thiệt hại là do dính vào hóa đơn của công ty đã bỏ trốn, dù có đầy đủ chứng từ và chứng minh được chuyện mua hàng hóa đó có thực tế xảy ra, thì thuế cũng loại ra thôi, ko cãi cọ gì được cả.
- Khi bạn có hóa đơn đầu vào là cty đã bỏ trốn thì thiệt hại là: loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm theo thuế nói với mình trước đây là 5 năm, hiện nay là 10 năm.
- Tuy nhiên, chuyện làm ăn thì hôm nay công ty đó hoạt động, ngày mai bỏ trốn thì mình ko thể biết được, và cũng ko kiểm soát được, đây là rủi ro ko ai muốn. Mình chỉ muốn nói để các bạn nếu có thời gian chuẩn bị trước khi quyết toán thì kiểm tra lại các NCC nào mà lâu rồi ko làm ăn, ko giao dịch, xem họ có vấn đề gì ko. Nếu bị dính vào cty bỏ trốn như mình mà phát hiện sớm, thì ta tự làm điều chỉnh BCTC lại, tự loại ra trước thì thiệt hại sẽ ít hơn. Còn mình, là do ko biết được, đến khi thuế báo thì mới biết, nên đành phải chịu thôi.
- Công ty mình còn gặp trường hợp là: công ty mình khai thuế đầu vào một đằng, công ty bán khai thuế đầu ra một nẻo, 2 cái chả ăn nhập gì với nhau luôn, cứ y như là liên 1 và liên 2 khác nhau vậy, nội dung khác, số tiền khác. Cái này khi thuế họ đi xác minh hóa đơn họ cho mình xem, chả biết nói sao luôn, lần đầu tiên mới thấy, gặp công ty ko bỏ trốn nhưng như công ty này thì cũng toi.
- Trường hợp công ty mình bị phạt ở mục này là nặng nhất, 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT + TNDN, vừa bị phạt chậm nộp, vừa bị phạt hành chánh.
- Nếu công ty bị lỗ năm nào thì tiền lương tháng 13 và thưởng tết năm đó không được tính vào chi phí hợp lý, thuế giải thích là đã lỗ thì ko được chi mấy cái này. Chỉ nghe họ nói vậy, mà ko có cho xem cái văn bản nào hết, nhưng họ ko loại của mình (cho qua) nên mình chưa biết thực hư đúng ko.
- Quà tết cho khách hàng, bị loại ra, thì chi phí đi công tác tặng quà tết cũng bị loại tất. Thế nên, rút kinh nghiệm nếu là chi phí đi công tác thì chỉ ghi chung chung là đi công tác thôi, đừng dại dột như mình ghi rõ ràng là đi tặng quà tết chi cho thuế nó thất nó loại ra nha. Hihi (Giờ mới biết vụ này).
- Ba cái chi phí tủ lạnh, máy lạnh, v.v.….thuế họ cũng kiếm cớ loại ra, nhưng cứ cãi tới luôn, họ bới được cái gì thì bới, nhưng mình có lý của mình, đừng thấy họ nói gì cũng nghe đó.
- Bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ phải có rõ ràng nha, file mềm, họ nhìn vào để loại chi phí phân bổ ko hợp lý nữa.
- Kinh nghiệm của mình là khi mình hạch toán thì mình đã phân loại sẵn cái nào hợp lý và ko hợp lý luôn, m làm 1 file Excel tập hợp hết các khoản chi phí không được trừ hoặc chi phí nhạy cảm vào đó -> Khi quyết toán thuế TNDN cuối năm loại ra là xong.
- Lưu ý: Các khoản chi phí không được trừ các bạn vẫn hạch toán bình thường nha - Loại trừ ở đây là loại trừ khi tính thuế TNDN (tức là khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm, thì nhập số tiền chi phí không được trừ đó vào).
- Còn 1 số khoản chi phí không được trừ nhưng không cụ thể của chi phí nào m dùng tài khoản 6427, 6428 để hạch toán. Cẩn thận hơn thì khi hạch toán khoản chi nào ko có hóa đơn thì mình ghi rõ ra luôn là “Chi…..ko có hóa đơn”, hoặc “Chi….có hóa đơn nhưng ko hợp lệ”, để lỡ khi ta hạch toán có lộn tài khoản thì khi cuối năm làm BCTC cũng thấy liền mà sửa. Thuế họ nhìn cũng biết rồi, khỏi phải hỏi ta nữa.
- Vì mình làm sẵn hết như thế, nên thuế họ chỉ loại thêm của mình được vài tờ hóa đơn thôi (do đi công tác tặng quà tết mà mình lỡ show cho họ biết), vì mình đã loại sẵn cả rồi, còn gì nữa đâu mà bới với móc.
Tổng thiệt hại của công ty mình gồm:
- Tiền thuế GTGT + TNDN bị truy thu
- Phạt 10% trên số tiền bị truy thu, thuế nói là sau này là 20% đó nha (mình chưa tìm ra văn bản, sẽ tìm hiểu sau)
- Phạt hành chánh
- Phạt chậm nộp
- Tiền…
TỔNG KẾT:
- Thiệt hại của công ty mình phần nhiều là do trúng hóa đơn của công ty bỏ trốn.
- Phần còn lại bị sai là: giá vốn, hàng phi mậu dịch, kê khai sai kỳ tính thuế, chi phí lãi vay, chi phí ko hợp lý thì ít bị.
--------------------------------------------------------------------------------------------
Kế toán VAFT chúc các bạn thành thạo kế toán nha!.
Các muốn học thực hành kê khai thuế, hạch toán sổ sách, lương, BHXH, xác định chi phí, lập BCTC, quyết toán thuế cuối năm .... có thể tham gia:
Khoá học kế toán thuế thực hành thực tế.