anh chị ơi cho em hỏi, là hồi trc cty em dùng stk sacombank, trên tờ hd cũng ghi stk là scb. Nhưng từ đầu tháng 4 cty em đổi qua tk mb bank, mà trên tờ hoá đơn em chưa chỉnh lại stk mà lỡ xuất đi mấy tờ luôn rồi. huhu phải giải quyết làm sao đây ạ
anh chị ơi cho em hỏi, là hồi trc cty em dùng stk sacombank, trên tờ hd cũng ghi stk là scb. Nhưng từ đầu tháng 4 cty em đổi qua tk mb bank, mà trên tờ hoá đơn em chưa chỉnh lại stk mà lỡ xuất đi mấy tờ luôn rồi. huhu phải giải quyết làm sao đây ạ
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Công ty đã đổi tài khoản ngân hàng từ Sacombank sang MB Bank.
Nhưng trên một số hóa đơn đã xuất vẫn còn ghi số tài khoản cũ.
Theo mình thì:
1️⃣ Trước hết bạn đừng quá lo
Sai số tài khoản ngân hàng trên hóa đơn thường không làm sai bản chất giao dịch.
Vì thông tin quan trọng nhất vẫn là: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa dịch vụ, số tiền, thuế suất, tiền thuế.
Nếu hóa đơn chỉ sai phần thông tin thanh toán thì thường không cần hủy hóa đơn.
2️⃣ Cách xử lý an toàn nhất
Bạn nên lập văn bản/thỏa thuận hoặc biên bản điều chỉnh thông tin thanh toán với khách hàng.
Nội dung ghi rõ: hóa đơn số bao nhiêu, ngày bao nhiêu, đang ghi tài khoản Sacombank, nay điều chỉnh thông tin thanh toán sang tài khoản MB Bank.
Sau đó hai bên lưu kèm với hóa đơn đã xuất.
3️⃣ Có cần lập hóa đơn điều chỉnh không?
Nếu hóa đơn chỉ sai số tài khoản ngân hàng, không sai tiền hàng, không sai thuế, không sai mã số thuế, không sai tên người mua thì thường không cần lập hóa đơn điều chỉnh.
Bạn chỉ cần thông báo lại cho khách và lưu hồ sơ giải trình là hợp lý hơn.
4️⃣ Nên nhắn khách hàng như sau
Dạ bên em xin cập nhật lại thông tin thanh toán trên các hóa đơn đã gửi.
Do công ty em thay đổi tài khoản ngân hàng từ đầu tháng 4, nhưng trên hóa đơn vẫn còn thể hiện tài khoản cũ.
Thông tin thanh toán đúng hiện tại là tài khoản MB Bank:...
Nội dung hóa đơn, giá trị hàng hóa, tiền thuế và thông tin người mua không thay đổi.
Nhờ anh/chị thanh toán theo tài khoản MB Bank giúp em.
5️⃣ Việc cần làm ngay
Vào phần mềm hóa đơn điện tử để sửa lại thông tin tài khoản ngân hàng trên mẫu/thông tin người bán.
Rà lại các hóa đơn đã xuất từ đầu tháng 4 đến nay.
Gửi thông báo cập nhật tài khoản cho các khách chưa thanh toán.
Lưu lại email/tin nhắn xác nhận với khách để sau này có căn cứ giải trình.
6️⃣ Lưu ý thực tế
Nếu khách đã chuyển tiền vào tài khoản cũ mà tài khoản đó vẫn còn hoạt động thì không sao.
Nếu tài khoản cũ đã đóng hoặc không còn nhận tiền, bạn cần báo khách chuyển lại theo tài khoản MB Bank.
Nếu khách yêu cầu hồ sơ chặt chẽ hơn, bạn nên lập thêm biên bản điều chỉnh thông tin thanh toán để hai bên ký.
Trường hợp công ty bạn cần soạn mẫu biên bản điều chỉnh hoặc mẫu tin nhắn gửi khách cho đúng, bạn có thể liên hệ bên mình hỗ trợ dịch vụ có phí nhé.