Công ty xây dựng chuẩn bị thanh tra thuế thì e nên chuẩn bị những sổ sách gì ạ hướng dẫn giúp e với
Công ty xây dựng chuẩn bị thanh tra thuế thì e nên chuẩn bị những sổ sách gì ạ hướng dẫn giúp e với
Chào bạn, với công ty xây dựng chuẩn bị thanh tra thuế thì mình khuyên bạn nên chuẩn bị theo từng nhóm hồ sơ như sau:
1️⃣ Hồ sơ pháp lý của công ty
Giấy đăng ký kinh doanh
Điều lệ công ty nếu có
Thông báo mẫu dấu nếu có
Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán
Đăng ký phương pháp tính thuế, thông tin tài khoản ngân hàng
Các thông báo, quyết định, công văn đã làm việc với cơ quan thuế trước đây nếu có
2️⃣ Hồ sơ khai thuế
Tờ khai thuế GTGT các kỳ
Tờ khai quyết toán thuế TNDN từng năm
Tờ khai quyết toán thuế TNCN từng năm
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nếu thuộc giai đoạn còn phải nộp
Báo cáo tài chính từng năm
Giấy nộp tiền thuế vào ngân sách
Thông báo nợ thuế, phạt chậm nộp nếu có
3️⃣ Sổ sách kế toán cần in hoặc xuất file
Sổ nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản
Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Sổ chi tiết doanh thu, giá vốn, chi phí
Sổ chi tiết tài sản cố định, công cụ dụng cụ
Bảng cân đối phát sinh tài khoản
Bảng phân bổ chi phí trả trước, khấu hao tài sản cố định, lương, bảo hiểm
4️⃣ Hồ sơ hóa đơn đầu ra
Toàn bộ hóa đơn bán ra theo từng năm
Hợp đồng xây dựng tương ứng với từng công trình
Biên bản nghiệm thu khối lượng
Biên bản nghiệm thu hoàn thành
Biên bản bàn giao công trình nếu có
Phụ lục hợp đồng, dự toán, quyết toán công trình
Thanh lý hợp đồng
Hồ sơ điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn nếu có
5️⃣ Hồ sơ hóa đơn đầu vào
Hóa đơn vật tư, nhân công, máy móc, thuê ngoài, chi phí chung
Hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhân công, hợp đồng thầu phụ
Phiếu nhập kho, xuất kho vật tư
Biên bản giao nhận hàng hóa, vật tư
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hóa đơn có giá trị lớn theo quy định
Bảng kê đối chiếu hóa đơn đầu vào với tờ khai thuế
6️⃣ Hồ sơ riêng rất quan trọng của công ty xây dựng
Hồ sơ từng công trình nên tách riêng từng bìa hoặc từng folder
Mỗi công trình nên có: hợp đồng, dự toán, nghiệm thu, xuất hóa đơn, thanh toán, chi phí vật tư, nhân công, thầu phụ, máy thi công
Bảng tập hợp chi phí theo từng công trình
Bảng tính giá thành từng công trình
Bảng phân bổ chi phí chung cho từng công trình
Biên bản nghiệm thu khối lượng theo giai đoạn nếu xuất hóa đơn nhiều lần
Hồ sơ công trình dở dang cuối năm nếu có
7️⃣ Hồ sơ nhân công, tiền lương, bảo hiểm
Hợp đồng lao động
Bảng chấm công
Bảng lương
Phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản lương
Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân
Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu có
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu có
Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội
Quy chế lương, thưởng, phụ cấp nếu công ty có ban hành
8️⃣ Hồ sơ ngân hàng, tiền mặt, công nợ
Sao kê ngân hàng đầy đủ từng năm
Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có
Phiếu thu, phiếu chi
Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp
Hồ sơ vay, mượn tiền nếu có
Hợp đồng vay, chứng từ trả lãi nếu có
9️⃣ Những điểm công ty xây dựng hay bị soi
Doanh thu đã nghiệm thu nhưng chưa xuất hóa đơn
Chi phí vật tư không khớp với dự toán hoặc khối lượng thi công
Nhân công thuê ngoài thiếu hồ sơ
Chi phí thầu phụ thiếu hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán
Công trình đã hoàn thành nhưng vẫn treo chi phí dở dang
Hóa đơn đầu vào mua không phục vụ công trình
Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn bắt buộc phải chuyển khoản
Lương giám đốc, lương nhân viên thiếu hồ sơ
Chi phí tiếp khách, xăng xe, điện thoại không đủ chứng từ
🔟 Cách sắp xếp hồ sơ cho dễ làm việc với đoàn thanh tra
Bạn nên chia hồ sơ theo từng năm
Trong mỗi năm, chia tiếp theo từng nhóm: thuế, sổ sách, hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, lương, ngân hàng, công trình
Riêng hồ sơ công trình nên làm một file tổng hợp: tên công trình, doanh thu, giá vốn, lãi lỗ, hóa đơn đầu ra, chi phí đầu vào, tình trạng nghiệm thu, tình trạng thanh toán
Khi đoàn hỏi công trình nào, bạn mở đúng bộ hồ sơ công trình đó ra là dễ giải trình nhất
Theo mình thì trước khi thanh tra, bạn nên tự rà soát 3 bảng quan trọng nhất:
Bảng đối chiếu doanh thu trên hóa đơn với tờ khai thuế và báo cáo tài chính
Bảng đối chiếu chi phí từng công trình với hóa đơn đầu vào
Bảng đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với ngân hàng và hợp đồng
Gợi ý thực tế:
Bạn không nên đưa hồ sơ rời rạc, vì công ty xây dựng nếu không tách theo công trình sẽ rất khó giải trình
Bạn nên chuẩn bị trước file Excel tổng hợp từng công trình để khi cơ quan thuế hỏi thì trả lời nhanh
Nếu công ty có nhiều công trình, nhiều năm, hoặc có chi phí nhân công/thầu phụ lớn thì nên nhờ bên tư vấn rà soát trước
Phần này nếu cần kiểm tra chi tiết từng công trình, từng hóa đơn, từng khoản chi phí thì bạn nên liên hệ dịch vụ tư vấn có phí để rà soát trước khi làm việc với đoàn thanh tra