Trước khi hạch toán cho chi nhánh, các bạn cần xác định đó là Chi nhánh hạch toán phụ thuộc hay là Chi nhánh hạch toán độc lập.
- Nếu là chi nhánh hạch toán độc lập: Thì Chi nhánh có đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tự hạch toán sổ kế toán, tự lập báo cáo tài chính, trực tiếp kê khai thuế GTGT, TNCN và trực tiếp nộp hồ sơ khai thuế TNDN tại Chi nhánh (Chi nhánh hạch toán như 1 DN bình thường. Công ty hạch toán đầu tư vào Công ty con) -> (Công ty mẹ sẽ làm Báo cáo tài chính hợp nhất).
- Nếu là chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Sẽ phân ra là chi nhánh cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính mà sẽ kê khai thuế GTGT khác nhau -> Nhưng về hạch toán thì hạch toán tập trung tại trụ sở chính.
-> Để xác định được là Chi nhánh hạch toán độc lập hay phụ thuộc thì các bạn phải xem Thông báo thay đổi hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp (Khi làm thủ tục đăng ký mở Chi nhánh) hoặc tra cứu trên tracuunnt.gdt.gov.vn (Còn trên Giấy phép đăng ký kinh doanh của Chi nhánh sẽ không thể hiện là Chi nhánh độc lập hay phụ thuộc nha)
Dưới đây Kế toán VAFT xin hướng dẫn hạch toán chi nhánh Phụ thuộc:
Theo Phụ lục 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:
"2.6. Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau, căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ như sau:
a) Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau;
b) Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, khi bán hàng phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập Bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở có hàng hóa điều chuyển để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ giao cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng.
Trường hợp cơ sở có số lượng và doanh số hàng hoá bán ra lớn, Bảng kê có thể lập cho 05 ngày hay 10 ngày một lần. Trường hợp hàng hoá bán ra có thuế suất thuế GTGT khác nhau phải lập bảng kê riêng cho hàng hoá bán ra theo từng nhóm thuế suất.
Cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT đối với số hàng xuất bán cho người mua và được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT của cơ sở giao hàng xuất cho.
Trường hợp các đơn vị trực thuộc của cơ sở kinh doanh nông, lâm, thủy sản đã đăng ký, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có thu mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản để điều chuyển, xuất bán về trụ sở chính của cơ sở kinh doanh thì khi điều chuyển, xuất bán, đơn vị trực thuộc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không sử dụng hóa đơn GTGT."
Như vậy:
- Khi xuất hàng cho chi nhánh thì phải lập hóa đơn (hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ nhưng vẫn phải lập hóa đơn GTGT).
Lưu ý: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ các bạn sử dụng và quản lý như hóa đơn GTGT nha (phát hành, báo cáo tình hình sử dụng …). Các bạn có 2 cách để sử dụng đó là:
- Làm công văn lên thuế để mua.
- Tự đặt in theo mẫu quy định trong Thông tư 39. Nhớ là trước khi sử dụng phải làm công văn thông báo phát hành gửi lên thuế.
Theo điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định:
“Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.”
Căn cứ vào:
- Chi nhánh phụ thuộc đó cùng tỉnh hay khác tỉnh với trụ sở chính;
- Có trực tiếp bán hàng hay không trực tiếp bán hàng;
- Loại hình Doanh nghiệp Thương mại, dịch vụ hay Sản xuất ...
=> Tùy vào mỗi loại mà kê khai sẽ khác nhau.
- Các bạn theo dõi qua 2 tài khoản đó là: Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ và Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ
Căn cứ theo điều 20, điều 55 Thông tư 200/2014/TT-BTC và điều 19, điều 44 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định cụ thể như sau:
Tài khoản 136 - Phải thu nội bộ:
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với đơn vị hạch toán phụ thuộc (đơn vị cấp dưới) hoặc giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc với nhau.
Các đơn vị cấp dưới là đơn vị hạch toán phụ thuộc nhưng có tổ chức công tác kế toán như chi nhánh, xí nghiệp, nhà máy...
b) Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các công ty thành viên, xí nghiệp... là đơn vị có tư cách pháp nhân, hạch toán độc lập không phản ánh trong tài khoản này mà phản ánh như đối với các công ty con.
Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ:
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả giữa doanh nghiệp (đơn vị cấp trên) với các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc có tổ chức công tác kế toán (đơn vị cấp dưới); Giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc của cùng một doanh nghiệp với nhau.
- Trong doanh nghiệp, việc phân loại các đơn vị cấp dưới trực thuộc cho mục đích kế toán được căn cứ vào bản chất của đơn vị (hạch toán độc lập hay hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân hay không, có người đại diện trước pháp luật hay không) mà không phụ thuộc vào tên gọi của đơn vị đó (chi nhánh, xí nghiệp, tổ, đội...).
b) Không phản ánh vào tài khoản 336 các giao dịch thanh toán giữa công ty mẹ với các công ty con và giữa các công ty con với nhau (giữa các đơn vị có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập).
Cách hạch toán chi nhánh phụ thuộc có 2 trường hợp như sau:
- Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong nội bộ doanh nghiệp, t
ùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và phân cấp của từng đơn vị, doanh nghiệp có thể ghi nhận doanh thu:
- Tại thời điểm chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho các đơn vị hạch toán phụ thuộc
- Hoặc tại thời điểm khi đơn vị hạch toán phụ thuộc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra bên ngoài, cụ thể như sau:
1) Trường hợp không ghi nhận doanh thu giữa các khâu trong nội bộ doanh nghiệp, chỉ ghi nhận doanh thu khi thực bán hàng ra bên ngoài:
- Trường hợp này áp dụng đối với các Chi nhánh hạch toán phụ thuộc cùng tỉnh kê khai tập trung tại trụ sở chính.
a) Kế toán tại Trụ sở chính (Đơn vị xuất hàng):
- Khi xuất sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đến các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn GTGT, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ (giá vốn)
Có các TK 155, 156
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Khi nhận được thông báo từ chi nhánh là sản phẩm, hàng hóa đã được tiêu thụ ra bên ngoài, trụ sở chính ghi nhận doanh thu, giá vốn:
+ Phản ánh giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có 136 - Phải thu nội bộ.
+ Phản ánh doanh thu, ghi:
Nợ TK 136 - Phải thu nội bộ
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
b) Kế toán tại Chi nhánh phụ thuộc (Đơn vị nhập hàng):
- Khi nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do Trụ sở chính chuyển đến, kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ các TK 155, 156 (giá vốn)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 336 - Phải trả nội bộ.
- Khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ra bên ngoài, kế toán ghi nhận doanh thu, giá vốn như giao dịch bán hàng thông thường.
+ Phản ánh giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có 155, 156.
+ Phản ánh doanh thu, ghi:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Trường hợp đơn vị hạch toán phụ thuộc không được phân cấp hạch toán đến kết quả kinh doanh sau thuế, kế toán phải kết chuyển doanh thu, giá vốn cho đơn vị cấp trên:
+ Kết chuyển giá vốn, ghi:
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
+ Kết chuyển doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 336 - Phải trả nội bộ.
2) Trường hợp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng cho các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp, ghi:
- Trường hợp này áp dụng đối với các Chi nhánh hạch toán phụ thuộc khác Tỉnh, chi nhánh đó kê khai thuế tại Chi nhánh.
a, Tại trụ sở chính:
- Khi xuất hàng hóa, dịch vụ cho Chi nhánh:
Nợ các TK 136 - Phải thu nội bộ
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết giao dịch bán hàng nội bộ)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
- Ghi nhận giá vốn hàng bán như giao dịch bán hàng thông thường.
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 136.
b, Tại Chi nhánh:
- Khi nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ do Trụ sở chính chuyển đến:
Nợ các TK 155, 156
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 336 - Phải trả nội bộ.
- Khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ra bên ngoài:
+ Phản ánh giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có 155, 156.
+ Phản ánh doanh thu, ghi:
Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Lưu ý: Cuối kỳ kế toán, phải kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư tài khoản 136 "Phải thu nội bộ", tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" với các đơn vị cấp dưới có quan hệ theo từng nội dung thanh toán.
-> Tiến hành thanh toán bù trừ theo từng khoản của từng đơn vị cấp dưới có quan hệ.
-> Đồng thời hạch toán bù trừ trên 2 tài khoản 136 “Phải thu nội bộ" và tài khoản 336 "Phải trả nội bộ" (theo chi tiết từng đối tượng).
- Khi đối chiếu, nếu có chênh lệch, phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
- Khi bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng, ghi:
Nợ TK 336 - Phải trả nội bộ (3368)
Có TK 136 - Phải thu nội bộ (1368).
Cần biết thêm: Tải khoản 136 và 336 cũng phản ánh: Các khoản về vốn kinh doanh ở chi nhánh (DN cấp vốn cho chi nhánh); Các khoản phải trả, phải nộp có thể là quan hệ nhận tài sản, vốn, thanh toán vãng lai, chi hộ trả hộ, bán hàng nội bộ ...;
Chi tiết hơn các bạn có thể xem tại: