Hướng dẫn ký tên và đóng dấu văn bản

Những điểm lưu ý mà các bạn kế toán cần phải nắm:

·      Ai có quyền ký vào văn bản?

 

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký văn bản có khác nhau.

1. Ký thay

Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Cấp phó có thể ký thay trong trường hợp được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao ký các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và 1 số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Lưu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “KT.” Nghĩa là ký thay.

2. Ký thay mặt

Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Trường hợp đó là những vấn đế quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản này hoặc cấp phó, các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác cũng có thể ký thay mặt theo ủy quyền của người đứng đầu và văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Lưu ý: Trước tên tập thể lãnh đạo đó, phải có ghi “TM.” Nghĩa là thay mặt

Còn đối với những văn bản khác thì thực hiện ký thay như đã nêu trên.

3. Ký thừa ủy quyền

Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền  1 số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong thời gian nhất định và nhớ rằng người ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

Luu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “TUQ.” Nghĩa là thừa ủy quyền.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số văn bản,

Tương tự như ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Lưu ý: Trước tên cơ quan, tổ chức giao ký, phải ghi “TL.” Nghĩa là thừa lệnh.

·      Khi ký tên phải dùng mực nào?

Không được dùng bút chì

Không được dùng màu mực đỏ

Không được dùng các thứ mực dễ phai

*     Phải đóng dấu như thế nào trên văn bản?

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ, hình tròn đối các con dấu sử dụng trong cơ quan nhà nước, bạn có thể xem tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP). 

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Các phụ lục kèm theo văn bản chính sẽ do người ký văn bản quyết định việc đóng dấu.

Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.

- Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành hướng dẫn.

Căn cứ pháp lý:

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP

- Nghị định 09/2010/NĐ-CP

 

P/S: Hướng dẫn này được áp dụng đối với các văn bản trong cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp và tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, các cơ quan, đơn vị ngoài nhà nước có thể căn cứ trên quy định này để áp dụng theo.

Bình luận