Em đang làm freelance IT cho một số công ty tại VN và nước ngoài. + Với công ty VN hiện tại họ muốn chuyển qua hợp đồng dịch vụ thay vì hợp đồng lao động dài hạn như trước đây. + Còn với công ty nước ngoài e làm qua Upwork, hiện tại trên đó bắt đầu nộp thay thuế TNCN, mà thuế TNCN mới khá cao. Thỉnh thoảng một số đối tác trên đó cũng có hỏi em có cung cấp hoá đơn không, thay vì làm cá nhân. Thì theo anh chị chuyên môn e có nên lập công ty hay hộ kinh doanh gì không? Và kê khai đóng thuế như thế nào để giảm thiểu thuế tốt nhất. Em cảm ơn ạ.
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn: 🙂
Bạn đang freelance IT cho cả công ty VN và khách/đối tác nước ngoài (qua Upwork), và đôi khi họ hỏi có xuất hóa đơn không. 🧑💻
Mục tiêu của bạn là vừa “đúng luật” vừa tối ưu thuế, tránh bị khấu trừ cao/khó hoàn sau này. 🎯
Điểm mấu chốt cần hiểu trước khi chọn “cá nhân / hộ kinh doanh / công ty” ✅
Nếu công ty VN chuyển từ HĐLĐ sang “hợp đồng dịch vụ” thì khoản chi trả thường bị xử lý như chi trả cho cá nhân cung cấp dịch vụ. 🧾
Trường hợp bạn không có đăng ký kinh doanh và không xuất hóa đơn, bên chi trả ở VN hay khấu trừ 10% TNCN trước khi trả tiền (khi chi trả từ 2 triệu/lần trở lên). ⚠️
Vì bạn có thêm thu nhập tiền lương ở nơi khác, bạn thường KHÔNG dùng được mẫu “cam kết để tạm không khấu trừ” (do điều kiện cam kết khá chặt). ✅
Nếu đã bị khấu trừ 10% thì cuối năm bạn làm quyết toán TNCN, nếu tổng thu nhập tính thuế vẫn chưa tới mức phải nộp thì bạn làm hồ sơ để hoàn phần đã khấu trừ. 🧾
Với Upwork “bắt đầu nộp/khấu trừ thuế” bạn nên xử lý thế nào cho an toàn hồ sơ ⚠️
Bạn cần xác định rõ Upwork đang khấu trừ “thuế của nước nào” và theo cơ chế nào (vì có trường hợp là thuế/withholding của nước ngoài chứ không phải thuế VN). 🧑💻
Bạn nên tải và lưu đủ sao kê thanh toán, chứng từ khấu trừ/biên lai nộp thay (nếu Upwork có cấp), và hợp đồng/điều khoản dịch vụ trên nền tảng. 🧾
Nếu thuế bị khấu trừ là thuế tại VN (nộp thay TNCN tại VN) thì bạn dùng chứng từ đó để đối chiếu khi quyết toán/hoàn. ✅
Nếu thuế bị khấu trừ là thuế ở nước ngoài thì hướng xử lý sẽ khác (liên quan chứng từ nộp thuế ở nước ngoài và nguyên tắc tránh nộp trùng), bạn nên gom đủ giấy tờ trước khi làm quyết toán để khỏi bị “thiếu căn cứ”. ⚠️
Bạn có nên lập HỘ KINH DOANH không? (thường là lựa chọn hợp lý nhất cho freelance) ✅
Nếu bạn làm 1 mình, ít nhân sự, cần xuất hóa đơn cho khách (đặc biệt khách DN ở VN), và muốn thủ tục đơn giản thì hộ kinh doanh là phương án rất hay. 🧾
Khi là hộ kinh doanh, bạn có thể đăng ký xuất hóa đơn điện tử để đưa cho khách (và khách đỡ yêu cầu khấu trừ 10% kiểu “cá nhân”). ✅
Thuế với hộ kinh doanh thường tính theo TỶ LỆ % trên DOANH THU (không phải lời lỗ), nên dễ dự đoán và ít sổ sách hơn công ty. 🧮
Với dịch vụ “phần mềm/dịch vụ phần mềm” thì thuộc nhóm KHÔNG chịu thuế GTGT theo Luật Thuế GTGT hiện hành, nên phần GTGT trên hóa đơn sẽ theo diện không chịu thuế (nhưng phần TNCN theo tỷ lệ vẫn cần đối chiếu đúng nhóm ngành). ✅
Theo bảng tỷ lệ thuế của Thông tư 40/2021/TT-BTC, nhóm dịch vụ thường có tỷ lệ TNCN 2%, và tỷ lệ GTGT phụ thuộc dịch vụ đó có thuộc diện chịu GTGT hay thuộc diện không chịu GTGT. 🧾
Điểm cần chốt kỹ là dịch vụ bạn làm có đúng là “dịch vụ phần mềm” hay là dịch vụ IT khác (tư vấn, vận hành hệ thống, hạ tầng, hosting, triển khai…); chốt sai nhóm là sai thuế suất. ⚠️
Bạn có nên lập CÔNG TY không? (hợp khi bạn muốn mở rộng và có nhiều chi phí) 🏢
Nếu bạn dự kiến doanh thu lớn, có team, có nhiều chi phí hợp lệ (mua tool, server, marketing, thuê ngoài…), hoặc muốn tách bạch tài sản cá nhân thì công ty sẽ hợp hơn. ✅
Công ty sẽ đóng thuế theo kiểu “VAT đầu ra – VAT đầu vào” (nếu thuộc diện chịu VAT) và thuế TNDN theo lợi nhuận, nên nếu chi phí cao thì tổng thuế có thể tối ưu hơn hộ kinh doanh. 🧮
Từ 01/10/2025, Luật Thuế TNDN mới có cơ chế thuế suất theo ngưỡng doanh thu năm (ví dụ doanh thu năm không quá 3 tỷ áp 15%; trên 3 đến 50 tỷ áp 17%; còn lại phổ thông 20%). ✅
Tuy nhiên công ty sẽ phát sinh nghĩa vụ kế toán, báo cáo, kê khai định kỳ, và chi phí vận hành (kế toán, chữ ký số, hóa đơn…). ⚠️
Nếu bạn muốn “có hóa đơn để làm việc quốc tế” thì công ty làm được, nhưng hộ kinh doanh cũng có thể xuất hóa đơn điện tử nên không bắt buộc phải lên công ty ngay. ✅
So sánh nhanh theo mục tiêu “giảm thuế nhưng vẫn đúng luật” 🎯
Nếu bạn chỉ cần hóa đơn, ít chi phí, làm 1 mình: hộ kinh doanh thường nhẹ việc và tối ưu hơn. ✅
Nếu bạn nhiều chi phí, muốn khấu trừ VAT đầu vào, và muốn tối ưu theo lợi nhuận: công ty thường hợp hơn. 🧾
Nếu bạn không đăng ký kinh doanh mà vẫn ký hợp đồng dịch vụ với công ty VN: rủi ro bị khấu trừ 10% mỗi lần chi trả và cuối năm phải tự đi quyết toán để hoàn (mất công). ⚠️
Gợi ý lộ trình “an toàn – dễ làm” cho bạn 🧭
Bạn có thể chọn mở hộ kinh doanh trước để xử lý nhu cầu hóa đơn cho khách VN và giảm tình trạng bị khấu trừ 10% theo kiểu “cá nhân”. ✅
Khi doanh thu tăng, phát sinh team/chi phí nhiều, hoặc bạn muốn tách bạch trách nhiệm pháp lý, lúc đó hãy cân nhắc chuyển lên công ty. 🏢
Dù chọn hộ kinh doanh hay công ty, bạn vẫn nên thống nhất 1 kiểu hợp đồng (hợp đồng dịch vụ), quy trình nghiệm thu, và chứng từ thanh toán rõ ràng để hồ sơ thuế sạch. 🧾
Bạn sẽ “kê khai và nộp thuế” theo cách nào ở từng phương án? 🧾
Nếu giữ kiểu cá nhân (không HKD/không công ty): bên trả ở VN thường khấu trừ 10% và cấp chứng từ khấu trừ, cuối năm bạn quyết toán để hoàn nếu không tới mức nộp. ✅
Nếu là hộ kinh doanh kê khai: bạn kê khai theo quý/tháng tùy cơ quan thuế quản lý, nộp thuế theo tỷ lệ doanh thu và xuất hóa đơn điện tử khi khách cần. ✅
Nếu là công ty: bạn kê khai VAT, tạm tính TNDN theo quý, cuối năm làm quyết toán và báo cáo tài chính theo quy định. 🧮
Điều mình cần thêm để chốt “nên HKD hay công ty” sát nhất cho bạn ✅
Bạn ước doanh thu freelance 1 năm khoảng bao nhiêu (không tính lương)? 🧑💻
Bạn có nhiều chi phí kiểu server, bản quyền tool, thuê ngoài, marketing… không? 🧾
Bạn chủ yếu làm “dev phần mềm” hay có cả tư vấn/triển khai/hạ tầng? 🎯
Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực, đang áp dụng) ✅
Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính (hiệu lực 01/10/2013) hướng dẫn thuế TNCN và khấu trừ thuế đối với cá nhân nhận thu nhập. 🧾
Thông tư 40/2021/TT-BTC ngày 01/06/2021 của Bộ Tài chính (hiệu lực 01/08/2021) hướng dẫn thuế GTGT, TNCN và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (kèm Phụ lục tỷ lệ % trên doanh thu). ✅
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ (hiệu lực 01/06/2025) sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. 🧾
Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ (hiệu lực 04/01/2021) về đăng ký doanh nghiệp và đăng ký hộ kinh doanh. ✅
Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 ngày 26/11/2024 (hiệu lực 01/07/2025) quy định sản phẩm phần mềm và dịch vụ phần mềm thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. 🧾
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (hiệu lực 01/10/2025) quy định thuế suất TNDN theo ngưỡng doanh thu và thuế suất phổ thông. ✅
Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 27/11/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15. 🧾