Cho mình hỏi vốn điều lệ của công ty cổ phần là 2 tỷ, nhưng thực góp cao hơn 2 tỷ thì công ty cần phải làm gì?
Chào bạn 😊 Với 2 tình huống bạn hỏi, mình tách ra trả lời dễ làm từng bước như dưới đây nha.
🧾 1) Hộ kinh doanh mới lập, nhập MST (trùng số định danh) thì hệ thống nhà cung cấp hiện tên cá nhân, không hiện tên HKD
🙂 Bản chất là “mã số thuế của HKD” đang trùng với “số định danh/CCCD của chủ hộ”, nên khi tra cứu tự động nhiều phần mềm sẽ ưu tiên hiện tên cá nhân theo dữ liệu định danh.
✅ Việc này không có nghĩa là bạn không mua hàng cho HKD được, quan trọng là hóa đơn thể hiện đúng “đơn vị mua” theo nhu cầu hạch toán/chi phí của bạn.
🧩 Cách xử lý nhanh nhất: bạn yêu cầu nhà cung cấp sửa tay “Tên người mua/Đơn vị mua hàng” thành “Hộ kinh doanh … (đúng tên HKD trên GPKD)”, còn phần “MST/SDĐCN” vẫn để đúng số bạn đã đăng ký.
📌 Bạn cũng nhắc họ điền đúng “Địa chỉ” theo địa chỉ địa điểm kinh doanh của HKD (trên đăng ký HKD/đăng ký thuế), vì địa chỉ mới là phần hay bị sai khi tự động đổ dữ liệu.
🧠 Nếu phần mềm của nhà cung cấp “khóa không cho sửa tên” theo MST (tức bắt buộc đúng tên cá nhân) thì bạn đề nghị họ chuyển sang chế độ “khách hàng nhập tay” hoặc “không tra cứu tự động” để lập hóa đơn.
🗂️ Trường hợp bạn tra cứu thấy “có cả tên HKD và tên cá nhân” nhưng nhà cung cấp vẫn chỉ hiện tên cá nhân, thì thường do họ đang tra cứu ở nguồn dữ liệu/phiên bản chưa cập nhật, bạn chỉ cần họ nhập tay đúng tên HKD là xử lý xong.
🛠️ Nếu bạn muốn “đồng bộ về sau, gõ MST là hiện đúng tên HKD” thì bạn làm thủ tục điều chỉnh/cập nhật thông tin đăng ký thuế theo quy định hiện hành (thường làm được trên eTax hoặc nộp tại cơ quan thuế quản lý).
🧷 Khi đi điều chỉnh thông tin, bạn chuẩn bị: Giấy đăng ký HKD, CCCD, thông tin địa chỉ kinh doanh, và nội dung đề nghị cập nhật “tên người nộp thuế hiển thị theo tên HKD” để cơ quan thuế kiểm tra trên hệ thống.
⚠️ Lưu ý nhỏ: nếu HKD bạn mua vào để “tính chi phí” hoặc “chứng minh nguồn gốc hàng”, thì hóa đơn nên ghi tên HKD cho đồng bộ hồ sơ, tránh sau này giải trình rườm rà.
📚 Căn cứ pháp lý cho mục (1)
📌 Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 của Bộ Tài chính về đăng ký thuế (hiệu lực 06/02/2025) – quy định hồ sơ, thay đổi/cập nhật thông tin đăng ký thuế.
📌 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 (còn hiệu lực) – nguyên tắc quản lý thông tin người nộp thuế và mã số thuế.
💼 2) Công ty cổ phần vốn điều lệ đăng ký 2 tỷ, nhưng thực góp cao hơn 2 tỷ thì phải làm gì?
🙂 Mình nói “chốt ý” trước: công ty không được để tình trạng “tiền góp thực tế” cao hơn “vốn điều lệ đăng ký” mà không có hồ sơ giải thích bản chất khoản chênh, vì sau này dễ vướng khi kiểm tra nội bộ, ngân hàng, kiểm toán, hoặc thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
🔎 Bạn cần xác định ngay 1 trong 3 bản chất phổ biến dưới đây để xử lý đúng luật và đúng sổ sách.
✅ Trường hợp A: Chuyển nhầm/đóng dư so với thỏa thuận góp vốn
🙂 Cách gọn nhất là công ty làm biên bản xác nhận nộp dư và hoàn trả phần dư cho cổ đông (kèm ủy nhiệm chi/phiếu chi).
🧾 Hồ sơ nên có: biên bản đối chiếu, quyết định/biên bản HĐQT (hoặc người đại diện theo pháp luật) về việc hoàn tiền nộp dư, chứng từ chuyển khoản hoàn lại.
🏦 Trường hợp B: Muốn “tăng vốn điều lệ” từ 2 tỷ lên đúng số thực góp
🙂 Đây là cách nhiều công ty chọn để đồng bộ giấy phép với thực tế, nhất là khi muốn nâng năng lực tài chính khi làm hợp đồng.
🧩 Việc cần làm: công ty thông qua việc chào bán/phát hành thêm cổ phần để tăng vốn điều lệ (tăng theo tổng mệnh giá cổ phần bán thêm).
🗳️ Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ nội bộ: Nghị quyết/biên bản Đại hội đồng cổ đông (hoặc theo điều lệ phân quyền), phương án phát hành/chào bán, cập nhật sổ đăng ký cổ đông, sửa Điều lệ nếu cần.
📝 Sau khi hoàn tất việc góp thêm/tất toán đợt bán cổ phần, công ty thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ với Cơ quan đăng ký kinh doanh đúng thời hạn luật định.
⏱️ Mốc thời gian quan trọng: trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (tăng vốn) thì công ty phải đăng ký thay đổi.
💎 Trường hợp C: Không tăng vốn điều lệ, mà phần nộp thêm là “thặng dư vốn cổ phần”
🙂 Nghĩa là công ty bán cổ phần với giá cao hơn mệnh giá, phần mệnh giá tính vào vốn điều lệ, phần chênh lệch là thặng dư vốn cổ phần (vẫn nằm trong vốn chủ sở hữu nhưng không làm tăng vốn điều lệ tương ứng toàn bộ số tiền thu).
🧾 Muốn làm theo hướng này thì phải có hồ sơ “bán cổ phần/nhận tiền mua cổ phần” thể hiện rõ giá phát hành, số lượng cổ phần, mệnh giá, phần chênh lệch.
📌 Ưu điểm: vốn chủ sở hữu tăng nhưng vốn điều lệ không nhất thiết tăng đúng bằng số tiền thu (tùy cơ cấu mệnh giá và giá phát hành).
⚠️ Lưu ý: nếu bạn chỉ “chuyển tiền thêm” mà không có hồ sơ bán cổ phần hoặc quyết định phát hành, thì về sau rất khó giải thích khoản tiền đó là gì.
🧠 Mình gợi ý cách chọn nhanh cho đỡ rối
🙂 Nếu bạn muốn “giấy phép nhìn mạnh” và đồng bộ hồ sơ hợp đồng, ngân hàng: chọn Trường hợp B (tăng vốn điều lệ).
🙂 Nếu bạn muốn giữ vốn điều lệ thấp vì chiến lược nội bộ nhưng vẫn tăng nguồn lực: chọn Trường hợp C (thặng dư vốn) nhưng phải làm đủ hồ sơ phát hành/bán cổ phần.
🙂 Nếu chỉ là đóng dư do nhầm lẫn: chọn Trường hợp A (hoàn lại) để sạch nhất.
📚 Căn cứ pháp lý cho mục (2)
📌 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 (còn hiệu lực, hết hiệu lực một phần do được sửa đổi/bổ sung) – Điều 4 khoản 34 (khái niệm vốn điều lệ đối với công ty cổ phần), Điều 30 (thời hạn 10 ngày đăng ký thay đổi), Điều 112 (vốn của công ty cổ phần và góp vốn theo mệnh giá cổ phần đã bán).
📌 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp (còn hiệu lực) – quy định hồ sơ, trình tự đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (trong đó có thay đổi vốn điều lệ).