Cho e hỏi khi cho tiền thưởng vào bảng lương thì kèm theo hồ sơ chứng từ nào đi kèm để khoản tiền đó hợp lý hợp lệ ạ. E cảm ơn!
Chào bạn, để “tiền thưởng” đưa vào bảng lương mà hồ sơ hợp lý hợp lệ (đặc biệt khi quyết toán thuế), bạn nên chuẩn bị đủ 3 nhóm: căn cứ thưởng + bảng tính thưởng + chứng từ chi trả nhé ✅
✅ 1) Căn cứ để được thưởng (hồ sơ nội bộ bắt buộc nên có)
✅ Hợp đồng lao động hoặc phụ lục HĐLĐ có nhắc nguyên tắc thưởng (thưởng tháng 13, KPI, lễ tết, hiệu quả kinh doanh…)
✅ Thỏa ước lao động tập thể (nếu doanh nghiệp có) hoặc nội quy/quy chế nhân sự có điều khoản thưởng
✅ Quy chế thưởng hoặc quy chế lương thưởng (ban hành có ký, đóng dấu; ghi rõ điều kiện, cách tính, thời điểm chi)
✅ Quyết định ban hành quy chế thưởng (ghi số quyết định, ngày hiệu lực, người ký duyệt)
✅ Nếu thưởng theo KPI/doanh số thì có quy định KPI, thang điểm, cách chốt doanh số, tiêu chí đạt/không đạt
🧾 2) Hồ sơ tính thưởng (để giải trình ra được con số thưởng trong bảng lương)
🧾 Bảng tính thưởng chi tiết theo từng nhân viên (tên, mã NV, tiêu chí, mức thưởng, số tiền)
🧾 Bảng chấm công/bảng đánh giá KPI hoặc biên bản chốt doanh số (tùy loại thưởng)
🧾 Biên bản họp/đề xuất thưởng của bộ phận (nếu công ty có quy trình đề xuất)
🧾 Quyết định thưởng (rất nên có) nêu rõ: danh sách được thưởng, mức thưởng, lý do thưởng, nguồn chi, thời gian chi
🧾 Danh sách ký nhận thưởng nếu trả tiền mặt (ký tay từng người, kèm CMND/CCCD nếu cần đối chiếu)
💳 3) Chứng từ chi tiền (để chứng minh “đã chi thật”)
💳 Nếu trả qua ngân hàng thì lưu ủy nhiệm chi/lệnh chuyển + sao kê hoặc giấy báo nợ của ngân hàng
💳 Nội dung chuyển khoản nên ghi rõ “thưởng …/tháng…/KPI…/thưởng Tết…” để sau này khỏi giải trình vòng vo
💳 Nếu trả tiền mặt thì cần phiếu chi + ký nhận tiền đầy đủ, người nhận ký đúng tên, có ngày nhận
💳 Nếu thưởng chi kèm cùng kỳ lương thì nên thể hiện trên bảng lương “lương + thưởng = tổng chi” và khớp số tiền đã chuyển
📌 4) Chứng từ kế toán đi kèm (để hạch toán đúng và hồ sơ đẹp)
📌 Bảng lương của tháng phát sinh thưởng (thể hiện riêng dòng “thưởng” hoặc cột “thưởng”)
📌 Phiếu lương/Pay slip (nếu doanh nghiệp có phát cho nhân viên) để nhìn ra tổng thu nhập và các khoản khấu trừ
📌 Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có khấu trừ) và tờ khai TNCN kỳ đó (nếu doanh nghiệp thuộc diện kê khai)
📌 Chứng từ trích nộp BHXH chỉ áp dụng cho khoản nào tính đóng BHXH theo quy định nội bộ và pháp luật (nhiều loại thưởng không tính đóng)
⚠️ 5) Về thuế TNCN: thưởng đưa vào lương là “thu nhập chịu thuế” và cần xử lý đúng
⚠️ Nếu nhân viên ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên thì tiền thưởng cộng vào thu nhập tháng đó và tính thuế theo biểu lũy tiến
⚠️ Nếu là cộng tác viên/không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 03 tháng thì thường rơi vào khấu trừ theo tỷ lệ (khi đủ điều kiện khấu trừ theo quy định)
⚠️ Nếu công ty trả thưởng cho người không làm việc tại công ty (khách hàng, đại lý, người giới thiệu) thì hồ sơ sẽ chuyển sang “chi hoa hồng/chi trả cho cá nhân” chứ không đi bảng lương
✅ 6) Checklist nhanh cho bạn (chỉ cần bám là đủ an toàn)
✅ Có quy chế thưởng hoặc có điều khoản thưởng trong HĐLĐ/nội quy
✅ Có quyết định thưởng hoặc văn bản phê duyệt thưởng
✅ Có bảng tính thưởng chi tiết theo từng người
✅ Có bảng lương thể hiện khoản thưởng
✅ Có chứng từ chi tiền khớp đúng số tổng thưởng
✅ Có xử lý thuế TNCN đúng kỳ (nếu phát sinh khấu trừ/kê khai)
🚫 7) Những lỗi hay bị “vướng” khi quyết toán (bạn tránh trước cho khỏe)
🚫 Thưởng nhưng không có quy chế/quy định nào làm căn cứ, chỉ có bảng lương là dễ bị hỏi
🚫 Quyết định thưởng ghi chung chung, không có danh sách hoặc không nêu tiêu chí, khó bảo vệ số tiền
🚫 Trả tiền mặt nhưng thiếu ký nhận hoặc ký nhận không khớp CMND/CCCD, thiếu ngày nhận
🚫 Chuyển khoản nội dung mơ hồ kiểu “chi tiền” hoặc “tt”, sau này giải trình rất mệt
🚫 Thưởng ghi vào bảng lương nhưng chi tiền lại không khớp kỳ hoặc không khớp tổng, dễ bị nghi ngờ “chi không thật”
🙂 Nếu bạn nói giúp mình “thưởng này là thưởng KPI, thưởng tháng 13, thưởng lễ tết, hay thưởng đột xuất”, và “trả tiền mặt hay chuyển khoản” thì mình sẽ gửi bạn 1 bộ mẫu checklist theo đúng tình huống của bạn để bạn áp vào làm luôn nhé ✅