1. Tờ khai thuế là gì? 

Tờ khai thuế được bao gồm trong hồ sơ khai thuế cùng các chứng từ, tài liệu khác được sử dụng làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế của người nộp với ngân sách nhà nước. Cụ thể hơn, tờ khai thuế được dùng để kê khai thông tin nhằm xác định số tiền thuế phải nộp theo quy định của nhà nước. 

Tờ khai được người nộp thuế lập và nộp lên cơ quan quản lý thuế bằng bản giấy hoặc bằng phương thức điện tử. 

2. Quy định về nộp tờ khai thuế qua mạng điện tử

Nộp tờ khai thuế là bước quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng và thực hiện chính xác để tránh bị xử phạt hành chính. Đối với các trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành kê khai thuế ban đầu.

Hầu hết các doanh nghiệp đều phải thực hiện kê khai và nộp tờ khai thuế qua mạng (nộp tờ khai thuế điện tử). Các loại thuế cần kê khai chẳng hạn như: thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế môn bài, thuế TNDN, thuế TNCN,…

Hiện nay có một số loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế không được Bộ Tài chính ban hành mẫu tuy nhiên pháp luật liên quan có quy định mẫu thì doanh nghiệp cần thực hiện theo mẫu quy định. Một số mẫu tờ khai thuế như: tờ khai thuế GTGT theo tháng, theo quý, tờ khai thuế TNCN theo tháng, theo quý,…

3. Lợi ích của việc kê khai thuế qua mạng

Hiện nay, Tổng cục thuế đã triển khai hệ thống Dịch vụ thuế điện tử (eTax): http://thuedientu.gdt.gov.vn/. Việc áp dụng điện tử hóa các giao dịch giữa tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan thuế mang lại rất nhiều lợi ích. Có thể kể đến một số lợi ích cụ thể của việc kê khai thuế qua mạng như:

• Tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại cho người nộp thuế thay vì phải đến nộp tờ khai trực tiếp tại trụ sở của cơ quan thuế như trước đây;
• Kê khai thuế qua mạng được thực hiện đơn giản, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo tính minh bạch;
• Hồ sơ được lưu trữ lâu dài, tránh thất lạc, trùng lặp hay hư hỏng. Dữ liệu được đồng bộ với hệ thống dữ liệu quốc gia;
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ bằng bản giấy;
• Cơ quan thuế cũng như Chính phủ quản lý đơn giản và hiệu quả hơn;  
•  

4. Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế qua mạng điện tử

Điều kiện bắt buộc để thực hiện kê khai và nộp tờ khai thuế điện tử đó chính là doanh nghiệp cần đăng ký mua chữ ký số điện tử (token). Sau khi đã có chữ ký số, tiến hành nộp tờ khai thuế qua mạng theo các bước như sau:

Bước 1: Đăng ký & đăng nhập vào hệ thống kê khai thuế điện tử

Bước 2: Kê khai thuế và nộp tờ khai thuế qua mạng

Bước 3: Ký điện tử và hoàn thành nộp tờ khai thuế

Bước 4: Kiểm tra kết quả nộp tờ khai

Bước 1: Đăng ký & đăng nhập vào hệ thống kê khai thuế điện tử

Truy cập vào trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp;

Sau khi đăng ký xong, vào Trang chủ >> Chọn “Doanh nghiệp”               

Tên đăng nhập: là mã số thuế của doanh nghiệp

Mật khẩu: là phần mật khẩu được khai báo tại bước đăng ký tài khoản. 

Bước 2: Kê khai thuế theo mẫu

Để thực hiện kê khai thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị tờ khai thuế theo 1 trong 2 cách sau:

► Cách 1: Tạo tờ khai thuế trực tiếp trên trang: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

► Cách 2: Tạo tờ khai thuế trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế (HTKK). Sau đó kết xuất và lưu tờ khai ở định dạng XML. 

Trên thanh menu, chọn “Khai thuế” >> chọn “Nộp tờ khai XML” >> chọn tiếp “Chọn tệp tờ khai”;

Tiếp đến chọn đúng file tờ khai thuế định dạng XML và nhấn chọn “Open” để gửi lên hệ thống. 

Bước 3: Ký điện tử và hoàn thành nộp tờ khai thuế

Trường hợp kê khai thuế trên phần mềm HTKK:

Trên thanh menu, chọn “Khai thuế” >> chọn “Nộp tờ khai XML” >> chọn tiếp “Chọn tệp tờ khai”;

Tiếp đến chọn đúng file tờ khai thuế định dạng XML và nhấn chọn “Open” để gửi lên hệ thống.

Nhập mã PIN vào cửa sổ vừa hiển thị >> chọn “Chấp nhận”; 

Cuối cùng, thực hiện ký điện tử và chọn “Nộp tờ khai” là hoàn tất.

Bước 4: Kiểm tra kết quả nộp tờ khai

Sau khi hoàn tất nộp tờ khai thuế điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi 2 thông báo đến email đăng ký tài khoản của doanh nghiệp. Bao gồm:

Thông báo 1: Thông báo tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử;

Thông báo 2: Thông báo kết quả nộp tờ khai thuế qua mạng thành công (trong vòng 1 ngày làm việc tính từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ). Trường hợp chưa thành công, cơ quan thuế sẽ gửi yêu cầu điều chỉnh. 

5. Cách tra cứu tờ khai thuế đã nộp qua mạng 

Doanh nghiệp khi muốn tra cứu tờ khai thuế điện tử đã nộp có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn chức năng “Khai thuế” >> chọn “Tờ khai”

Bước 2: Chọn loại tờ khai thuế cần tra cứu;

Bước 3: Nhấp “Tra cứu” và nhận kết quả.

Tra cứu tờ khai thuế đã nộp qua mạng

6. Cách hủy tờ khai thuế đã nộp qua mạng 

► Trường hợp khi tra cứu và phát hiện sai sót trong kê khai thuế hoặc muốn điều chỉnh nội dung tờ khai thì có thể thực hiện theo các bước sau:

Lập tờ khai thuế bổ sung và nộp lại tờ khai đã chỉnh sửa lên hệ thống;

Cơ quan thuế căn cứ vào số liệu tờ khai chỉnh sửa để ghi nhận kết quả;

Doanh nghiệp không cần hủy tờ khai đã nộp ban đầu;

► Trường hợp nộp nhầm tờ khai thuế điện tử:

Ví dụ: Doanh nghiệp cần nộp tờ khai thuế theo quý nhưng nộp nhầm tờ khai thuế theo tháng. 

Trường hợp này cần nộp lại tờ khai đúng lên hệ thống. 

Tiếp sau đó cần gửi công văn lên cơ quan thuế xin hủy tờ khai đã nộp nhầm. 

Hiện nay chưa có quy định về mẫu công văn hủy tờ khai thuế. Do đó, doanh nghiệp tự biên soạn công văn hoặc liên hệ với Kế toán VAFT để được hỗ trợ tốt nhất.

7. Một số lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế qua mạng và cách khắc phục

Lỗi 1: “Tờ khai không đúng định dạng với XSD, dữ liệu sai tại dòng…”

Với lỗi này, có 2 cách xử lý như sau:

► Cách 1: Gỡ bỏ phần mềm HTKK cũ và cài phần mềm HTKK mới nhất. Sau đó tiến hành làm lại tờ khai để nộp lại lên hệ thống Thuế điện tử. 

► Cách 2: Nếu thực hiện cách 1 mà hệ thống vẫn báo lỗi, cần xem chi tiết lỗi và sửa trực tiếp tại dòng có lỗi bằng ứng dụng Notepad++. Hoặc có thể thực hiện nhấp chuột phải vào tờ khai, chọn Edit để sửa trực tiếp dòng bị lỗi.

Lỗi 2: Mã pin sai khi ký kiện tử

Lỗi này là do người dùng nhập sai mã pin được cấp. Để khắc phục bạn cần liên hệ với tổ chức cung cấp mã số thuế cho doanh nghiệp để được cấp lại mã pin chính xác. 

Lỗi 3: Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Lỗi này có 4 trường hợp:

Trường hợp 1: Khi cắm chữ ký số nhưng máy tính chưa nhận. Lúc này cần rút chữ ký số ra và cắm lại.

Trường hợp 2: Cắm nhầm chữ ký số của một đơn vị khác. Như vậy sẽ cần tìm đúng chữ ký số của đơn vị cần kê khai thuế điện tử.

Trường hợp 3: Số series của chữ ký số không khớp với số series đã đăng ký trước đây. Trường hợp này cần tiến hành cập nhật lại số series mới trong phần thay đổi thông tin.

Trường hợp 4: Chữ ký số đã hết hạn. Như vậy cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để tiến hành gia hạn.