Công ty không có nhân viên đóng bhxh, mà giám đốc thường xuyên chuyển khoản cho 1 cá nhân ghi công tác phí. Giờ xử lý sao đây cả nhà? 😣
Chào bạn, với tình huống này thì mình nói thẳng là đang có rủi ro thuế khá rõ.
1️⃣ Vấn đề nằm ở chỗ nào
Công ty không có nhân viên tham gia BHXH mà lại thường xuyên chuyển tiền cho 1 cá nhân, nội dung ghi “công tác phí”.
“Công tác phí” về bản chất phải gắn với người được công ty cử đi công tác và phải có hồ sơ chứng minh khoản chi thực tế phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
2️⃣ Nếu cá nhân đó không phải người lao động của công ty
Thì không nên để tên khoản chi là “công tác phí”.
Trường hợp này cơ quan thuế rất dễ đặt câu hỏi đây là chi trả tiền công, tiền dịch vụ, hay chi hộ không đủ hồ sơ.
Nếu không chứng minh được tính thực tế, liên quan đến hoạt động kinh doanh và đủ chứng từ hợp pháp thì rủi ro bị loại chi phí khi tính thuế TNDN. Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/12/2025 đang là căn cứ chính hiện hành.
3️⃣ Cách xử lý đúng là phải xác định lại bản chất khoản tiền
Nếu người này là cộng tác viên, người làm thuê theo việc, người đi gặp khách thay công ty, giao hàng, khảo sát thị trường…
Thì nên chuyển về đúng bản chất là chi phí thuê dịch vụ hoặc tiền công cộng tác viên.
Hồ sơ nên có: hợp đồng hoặc thỏa thuận giao việc, nội dung công việc, biên bản nghiệm thu/xác nhận hoàn thành, bản sao CCCD, chứng từ chuyển khoản.
4️⃣ Còn nếu đây thật sự là chi phí đi công tác
Thì người nhận tiền phải là người được cử đi công tác hoặc người được tạm ứng hợp lệ.
Hồ sơ nên có: quyết định hoặc lệnh đi công tác, đề nghị tạm ứng, bảng thanh toán công tác phí, hóa đơn vé xe/vé máy bay/khách sạn/hóa đơn hợp lệ khác, chứng từ thanh toán.
Nếu chuyển cho 1 cá nhân ngoài công ty mà không có bộ hồ sơ này thì để “công tác phí” là rất yếu.
5️⃣ Có phải khấu trừ thuế TNCN không
Nếu bản chất là chi trả tiền công, tiền thù lao, tiền dịch vụ cho cá nhân thì phải rà lại nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN theo loại thu nhập thực tế phát sinh.
Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 đã được ban hành ngày 10/12/2025, có hiệu lực từ 01/07/2026; riêng quy định liên quan thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
6️⃣ Hạch toán nên làm sao
Không nên tiếp tục treo chung là “công tác phí” nữa.
Bạn nên rà từng khoản:
Khoản nào có đủ hồ sơ công tác thì giữ là công tác phí.
Khoản nào thực chất trả công cho cá nhân thì chuyển sang chi phí thuê ngoài hoặc chi phí dịch vụ mua ngoài, đồng thời xử lý hồ sơ và thuế TNCN tương ứng.
Khoản nào không chứng minh được thì nên loại khỏi chi phí được trừ để giảm rủi ro khi quyết toán.
7️⃣ Việc không có ai đóng BHXH có bị soi không
Có.
Vì khi công ty phát sinh chi trả đều đặn cho 1 cá nhân nhưng không có hồ sơ lao động rõ ràng, cơ quan thuế có thể nghi ngờ đây là lao động thường xuyên nhưng doanh nghiệp đang ghi sai bản chất chi phí.
8️⃣ Hướng xử lý thực tế mình khuyên làm ngay
Dừng ghi nội dung chuyển khoản là “công tác phí” nếu người nhận không phải người đi công tác hợp lệ của công ty.
Rà lại 12 tháng gần nhất, phân loại từng khoản theo đúng bản chất.
Bổ sung hồ sơ giao việc, nghiệm thu, bảng kê công việc, CCCD người nhận.
Kiểm tra lại nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN của các khoản đã trả.
Khoản nào quá yếu hồ sơ thì chủ động loại chi phí kế toán thuế.
9️⃣ Nói ngắn gọn
Sai lớn nhất ở đây không phải “không có BHXH”.
Sai lớn là chi tiền cho cá nhân nhưng đang ghi sai tên khoản chi.
Muốn an toàn thì phải sửa về đúng bản chất: công tác phí thật, hay thuê dịch vụ, hay tiền công cá nhân.